Finanzierung im Mittelstand im Umbruch
Während der Corona-Pandemie erlebte das Thema Digitalisierung einen Auftrieb – insbesondere bei der Kreditgenehmigung und -vergabe. Denn gerade in den vergangenen Monaten wurde deutlich, wie existenzsichernd schnelle Kreditzusagen vor allem für kleine und mittlere Unternehmen mit Liquiditätsengpässen sind. Damit Betriebe laufenden Kosten beispielsweise mit Hilfe eines Betriebsmittelkredits decken oder Investitionen realisieren können, ist schnelles Fremdkapital unabdingbar, wenn die unternehmenseigenen Eigenkapitalreserven krisenbedingt schwinden.
Geprägt durch eine langjährige Geschäftsbeziehung ist dabei die Hausbank die erste Anlaufstelle vieler KMU. Doch gerade kleinere Unternehmen benötigen geringere Kreditvolumen, die jedoch aufgrund der internen Kostenstruktur für Banken oft nicht rentabel sind. Auch ist die Bereitschaft zur Kreditvergabe der Hausbank oftmals an Sicherheiten und eine bestimmte Höhe des Eigenkapitals geknüpft.
Das Angebot an digitalen Alternativen wächst jedoch und so haben sich mittlerweile neue Finanzierungsmöglichkeiten wie digitale Kreditplattformen entwickelt. Unter dem Begriff Online-Kreditplattform werden digitale Plattformen zur Beschaffung von externen Finanzierungsmitteln zusammengefasst.[1]
Kreditplattformen im Überblick
Online-Kreditplattformen lassen sich im Wesentlichen in drei Arten unterteilen: Vergleichsplattformen, Vertriebsplattformen und Kreditmarktplätze.[2]
Vergleichsplattformen unterstützen bei der Suche nach einem passenden Angebot, sie dienen als Vermittler zwischen Kreditnehmern und zahlreichen möglichen Finanzierungspartnern. Beispielhaft sind hierfür Compeon oder FinCompare. Diese Finanzierungsplattformen greifen auf ein Netzwerk aus über 250 Finanzdienstleistern zurück und bieten den Unternehmen eine Vielzahl an Finanzierungslösungen.
Dagegen gewähren Vertriebsplattformen Zugang zu bestimmten Kreditangeboten von einem oder wenigen Finanzierungspartnern. Klassische Kreditgeber wie beispielsweise die Direktbank ING, verbergen sich hinter Vertriebsplattformen wie Lendico. Sogenannte White Label Kreditgeber wie die Solaris nutzen ihre Banklizenz für die Kreditvergabe, bleiben jedoch im Hintergrund.
Auf Kreditmarktplätzen wie Creditshelf und Invesdor, treffen kreditsuchende Firmen auf potenzielle Investoren. Dabei stellen interessierte Unternehmen zunächst eine Finanzierungsanfrage und erhalten nach einer Risikobewertung ein entsprechendes Kreditangebot, welches von institutionellen oder privaten Anlegern finanziert wird.
Digitale Plattformen punkten bei Antragsabwicklung
Alle Arten von Kreditplattformen haben gemeinsam, dass sie über digitale, standardisierte und weniger persönliche Finanzierungsprozesse verfügen.[3] Während bei der Hausbank Kreditsachbearbeiter:innen den gesamten Antrag manuell prüfen, erfolgt die Begutachtung auf Plattformen mittels automatisierter Prozesse. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, liegt bereits ein Angebot, oftmals innerhalb einiger Minuten, vor. Je nach Plattformanbieter werden in der Regel zwischen 24 und 72 Stunden benötigt, um ein Kreditangebot zu erstellen. Automatische und digitale Abläufe ersetzen somit die klassische Prüfung und bieten genau in diesem Punkt einen erheblichen zeitlichen Vorteil und eine entsprechend zügige Planungssicherheit für die Unternehmen.
Auch haben jene KMU Chancen, die einen stabilen Kapitalfluss aufweisen, jedoch nicht über die bankenüblichen Sicherheiten verfügen. Außerdem reduziert das Angebot mehrerer Finanzierungsanbieter vor allem die Suchkosten, was gerade kleineren Unternehmen, mit oftmals geringen personellen Kapazitäten die Arbeit erleichtert. Durch die erhöhte Transparenz haben Unternehmen zudem bessere Möglichkeiten, sich die günstigsten Konditionen für die von ihnen gewünschte Finanzierung zu suchen. Infolgedessen können sie Abhängigkeiten reduzieren bzw. ihren Finanzierungsmix erweitern, was gerade in Krisenzeiten hilfreich sein kann.
Digitale Finanzierungslösungen gewinnen an Bedeutung
Kleine und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einer passenden Finanzierung sind, sollten nicht nur Bankinstitute in Betracht ziehen. Online-Kreditplattformen punkten vor allem mit einem breiten Angebot, Schnelligkeit und Transparenz. Insbesondere die vergangenen Krisenmonate haben deutlich gezeigt, wie essenziell rasche Kreditzusagen für mittelständische Unternehmen im Hinblick auf bestehende Herausforderungen sein können. Es lohnt sich also für KMU, ihren Finanzierungsmix zu erweitern.
[1] https://www.kfw.de/%C3%9Cber-die-KfW/Newsroom/Aktuelles/News-Details_665152.html
[2] https://www.kfw.de/%C3%9Cber-die-KfW/Newsroom/Aktuelles/News-Details_665152.html
[3] https://www.ifm-bonn.org/forschung/strategische-unternehmensfuehrung/detailansicht/fintechs-chancen-fuer-den-deutschen-mittelstand
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Dem neuen Zentrum ging das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg voraus, welches in den letzten fünf Jahren zum etablierten Ansprechpartner für die Digitalisierung im Mittelstand in Bayern geworden ist. Neben dem Mittelstand-Digital Zentrum Augsburg gehören 27 weitere Zentren zum Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital. Die in diesem Netzwerk vorhandenen Kompetenzen ergänzen sich und stellen ein flächendeckendes Unterstützungsangebot für KMU bereit. Durch die Vernetzung der Zentren bei Mittelstand-Digital bietet jedes Zentrum eine Anlaufstelle für Unternehmen, um sämtliche Fragestellungen der Digitalisierung im Mittelstand qualifiziert beantwortet zu bekommen.
Das Mittelstand-Digital Zentrum Augsburg besitzt insbesondere die Schwerpunkte „Nachhaltigkeit“, „Digitale Strategien“, „Künstliche Intelligenz“, „Arbeit 4.0“, „Finanzen 4.0“ und „Vernetzte Produktion & Logistik“. In zielgruppengerecht aufbereiteten Angeboten wird dieses Wissen gebündelt, aufbereitet und praxisnah vermittelt. Unterschiedliche Transferleistungen bieten Unternehmen bedarfsorientierte, kostenfreie Zugänge und Wege zum „Unternehmen der Zukunft“: Von einer Factory- oder Lab-Tour, bei der Digitalisierungslösungen live erlebt werden können, über eine vertiefende Schulung zur fachlichen Weiterbildung bis hin zur Umsetzung eines langfristigen Projektes gemeinsam mit dem Zentrum.
Die primäre Zielgruppe des Zentrums Augsburg umfasst das produzierende Gewerbe, das Handwerk sowie die produktionsnahe und konsumentenorientierte Dienstleistungswirtschaft. In erster Linie werden KMU angesprochen, die aufgrund einer geringeren Mitarbeiteranzahl stärker auf externe fachliche und personelle Unterstützung angewiesen sein könnten. Ein besonderes Anliegen ist es, auch in entlegenere Regionen in Bayern vorzudringen, um sämtlichen Unternehmen – egal ob in ländlicher Umgebung oder in der Nähe zu den Standorten des Zentrums – ein unterstützender Partner zu sein.
Zur bestmöglichen Unterstützung der KMU arbeitet im Rahmen des Mittelstand-Digital Zentrums Augsburg ein Konsortium unterschiedlicher Vertreter aus Forschung und Transfer zusammen. Als Forschungspartner mit umfassendem Know-how in Bezug auf digitale Strategien und Industrie 4.0 bringt sich die Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. mit seinen beiden Instituten, dem Fraunhofer-Institut für Gießerei-, Composite- und Verarbeitungstechnik IGCV und dem Fraunhofer-Institut für integrierte Schaltungen IIS in das Projekt ein. Zudem agiert das Forschungs- und Transferinstitut des Freistaats Bayern für softwareintensive Systeme (fortiss) als Experte im Bereich von Softwarelösungen und KI, die ibi research an der Universität Regensburg GmbH für den Themenbereich Finanzen 4.0 sowie die Technische Universität München mit dem Lehrstuhl für Fördertechnik Materialfluss Logistik (fml) und dem Institut für Werkzeugmaschinen und Betriebswissenschaften (iwb) für die Bereiche Logistik, Nachhaltigkeit und Arbeit 4.0 in der Produktion. Als Schnittstelle zu den Unternehmen ist der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. mit seiner Geschäftsstelle in München (VDMA Bayern) am Zentrum beteiligt, der zugleich die Leitung des Zentrums innehat.
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Nachhaltige Veränderungen im Bezahlverhalten
Die Corona-Pandemie hat das Leben der Konsument:innen auf den Kopf gestellt. Gesundheitliche Sorgen oder finanzielle Ängste beschäftigen aktuell zahlreiche Menschen in Deutschland und weltweit. Gleichzeitig sind Lockerungen in Kraft getreten und ermöglichen Restaurantbesuche und Einkaufserlebnisse in Einzelhandelsgeschäften.
Im vergangenen Jahr mussten potenzielle Konsument:innen auf zahlreiche stationäre Angebote verzichten. An deren Stelle traten vermehrt digitale Services. Mehr als die Hälfte der Befragten hat vor der Corona-Pandemie am liebsten mit Bargeld bezahlt. Dieser Anteil ist in den vergangenen Monaten stark gesunken: Nur noch 34 Prozent haben ihre Einkäufe bar gezahlt, nach Ende der Pandemie planen lediglich 39 Prozent wieder hauptsächlich Bargeld zu verwenden (vgl. Abbildung 1). Besonders die jungen Kundinnen und Kunden haben sich umorientiert und nutzen jetzt andere Möglichkeiten.
Kontaktloses Bezahlen wird beliebter
Gesteigerte Hygienemaßnahmen während der Pandemie führten dazu, dass die Kundschaft verstärkt auf kontaktlose Bezahloptionen hingewiesen wurde. Dass dieses Angebot auch rege genutzt wurde, bestätigen die Umfrageergebnisse. Sowohl bei der girocard (+ 12 Prozent) als auch bei Kreditkarten (+ 4 Prozent) wurde häufiger kontaktlos durch Auflegen auf das Kassen-Terminal bezahlt. Der Großteil dieser Kundinnen und Kunden möchte das auch zukünftig beibehalten. Eine noch immer geringe Nutzerbasis haben Zahlungen per Smartphone und Smartwatch ausgelöst. Allerdings hat auch hier die Corona-Pandemie für leichten Aufschwung gesorgt: Vier Prozent der Befragten möchten nach Ende der Pandemie weiterhin mit dem Smartphone bezahlen, knapp ein Prozent mit einer Smartwatch (vgl. Abbildung 1).
Bezahlen im E-Commerce: Rechnung und PayPal liegen vorne
PayPal ist und bleibt bei den Befragten das beliebteste Zahlungsverfahren im Online-Handel. Nur bei höheren Beträgen ab 500 Euro gehen die Käuferinnen und Käufer auf Nummer sicher und wählen Zahlung auf Rechnung. Auf Platz 3 der beliebtesten Zahlverfahren ab 30 Euro steht die Kreditkarte (vgl. Abbildung 2).
Die teilweise resultierende Verschlechterung der Nutzerfreundlichkeit durch eine starke Kundenauthentifizierung (SKA) bei Zahlung mit Kreditkarte veranlasst rund ein Fünftel der Befragten dazu, ihre Kreditkarte seltener zu verwenden. Gleichzeitig schätzen aber 77 Prozent die gesteigerte Sicherheit durch die SKA und finden den Zusatzaufwand überschaubar (vgl. Abbildung 3).
Ein bedenklicher Anstieg zeigt sich bei der Nutzung von Teilzahlungsoptionen oder Ratenkrediten während der Corona-Pandemie (vgl. Abbildung 4): 40 Prozent der 18- bis 29-Jährigen nutzten diese häufiger als sonst oder zum ersten Mal – der Weg in die Schuldenfalle? Ein Blick auf die Zahlen des statistischen Bundesamtes unterstreicht diese Gefahr[1]. Im Vergleich zum Jahr 2015 sind die Bundesbürger unter 20 Jahre, die bei einer Schuldnerberatungstelle als überschuldet erfasst wurden, um über 41 Prozent gestiegen.
Online-Handel: einzige Chance für ländliche Regionen und Bedrohung für die
deutschen Innenstädte?
Ein Ergebnis der Studie ist, dass die Corona-Pandemie das Konsumverhalten in Deutschland verändert hat – jedoch in unterschiedlichen Ausmaßen. Aufgrund der Lockdowns wurde zunächst über alle Alters- und Käufergruppen mehr online eingekauft. Doch nicht bei jedem wird dies zu einer nachhaltigen Konsumveränderung führen. In ländlichen Regionen Deutschlands mangelt es unter Umständen an einer großen Auswahl von verschiedenen Produkten und Dienstleistungen. Knapp zwei Drittel sehen daher den Online Handel als einzige Möglichkeit, auf diese zuzugreifen. Allerdings wird das Einkaufen im Internet von vielen Bürgerinnen und Bürgern auch als Bedrohung wahrgenommen. Nur jeder Zehnte sieht im Online Handel keine Gefahr für die deutschen Innenstädte. Knapp die Hälfte erwartet in den nächsten drei Jahren das Verschwinden von zahlreichen stationären Geschäften (vgl. Abbildung 5).
Quelle: Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg research zusammen mit dem Digital Commerce Research Network (DCRN) durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: Juli 2021, CAPI-Befragung, 1.014 Teilnehmer). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/dcrn-2021.
[1] https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Einkommen-Konsum-Lebensbedingungen/Vermoegen-Schulden/_inhalt.html#sprg233606
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Abbildung 1: Genutzte und geplante Bezahlmethoden vor, während und nach der Corona-Pandemie © ibi research
Abbildung 2: Genutzte Zahlungsverfahren beim Einkauf in Online-Shops © ibi research
Abbildung 3: Auswirkungen der SKA auf die Zahlung mit Kreditkarte © ibi research
Abbildung 4: Nutzung der Teilzahlungsoptionen bzw. Ratenkredite bei Online-Bestellungen © ibi research
Abbildung 5: Einschätzung zum Handel und Einkaufsverhalten © ibi research
Was sind digitale Währungen?
Digitale Währungen, ebenfalls als Kryptowährungen bezeichnet, werden von der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde definiert als „digitale Abbildung von Wert, der nicht von einer Zentralbank oder Behörde geschaffen wird und auch keine Verbindung zu gesetzlichen Zahlungsmitteln haben muss. Virtual Currency (virtuelle Währungen) werden von natürlichen und juristischen Personen als Tauschmittel verwendet und können elektronisch übertragen, verwahrt oder gehandelt werden“. Bereits jetzt bieten digitale Währungen, und vor allem die Technologie dahinter, kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) konkrete Anwendungsbereiche.
Wie funktionieren digitale Währungen?
Die wichtigste technische Grundlage von digitalen Währungen bzw. Kryptowährungen ist die Distributed Ledger Technologie. Darunter wird eine dezentrale Datenbank verstanden, in welcher alle Daten zu Inhabern und Bewegungen verschlüsselt gespeichert werden – und das nicht auf einem einzelnen Server, sondern auf mehreren tausend Servern fast zeitgleich. Jede Transaktion ist so dezentral in einem Netzwerk gespeichert. Darum ist es fast unmöglich, Transaktionen zu fälschen. Intermediäre, die zwischen den jeweiligen Transaktionspartnern vermitteln, sind nicht mehr notwendig. Denn das digitale Geld benötigt keine Banken mehr, die Inhaber selbst werden zum Finanzinstitut.
Inzwischen gibt es viele Kryptowährungen – eine der bekanntesten ist der Bitcoin. Die klassische Variante um z. B. als Unternehmen in Bitcoin zu investieren ist, sich zunächst eine Bitcoin-Wallet zuzulegen, eine virtuelle Geldbörse, in der die Bitcoins gespeichert werden. Die Wallet hat eine öffentliche Kontonummer und einen privaten Schlüssel, mit dem man sie verschließen kann. Eine andere Möglichkeit ist, bei einer der zahlreichen Bitcoin-Handelsplattformen ein Konto einzurichten. In diesem Fall werden die Bitcoins nicht lokal auf dem Computer oder dem Handy gespeichert, sondern auf der Plattform. Die Erzeugung von Bitcoins ist von Beginn an so angelegt, dass es nie mehr als 21 Millionen Bitcoins geben wird. Ihr Kurs soll sich demnach stabilisieren, sobald alle 21 Millionen Bitcoins im Umlauf sind. Aktuell sind die Schwankungen noch relativ groß. Mitunter wirken sich die Schließungen von Bitcoin-Börsen oder die Furcht vor staatlicher Regulierung auf den Kurs aus. Zusätzlich gerät die digitale Währung immer wieder unter Druck, weil Hacker Kryptowährungsplattformen leerräumen. Dies alles trägt dazu bei, dass die Akzeptanz des Bitcoins als Zahlungsmittel außerhalb der digitalen Welt kaum vorhanden ist.
Von wem werden digitale Währungen ausgegeben?
Bislang ist digitales Geld fast ausschließlich privatwirtschaftlich organisiert. Die wohl bekannteste Währung, der Bitcoin, wird meist in riesigen „Mining-Farmen“ hergestellt. Dort rechnen zahlreiche Computer mit Hochleistungschips rund um die Uhr, um die nächste Rechenaufgabe zu lösen. Neue Bitcoins, also digitale Münzen, werden erschaffen, indem Nutzer für die Verschlüsselung und Validierung von Transaktionen Rechnerkapazitäten zur Verfügung stellen. Im Gegenzug erhalten sie Bitcoins dafür. Mit Bitcoins können digitale Überweisungen weltweit getätigt werden. Es gibt keine zentrale Stelle, die die Transaktionen steuert, überwacht und speichert. Dies übernimmt das Netzwerk aus allen Nutzern: Hier werden alle Daten dezentral überprüft und verschlüsselt abgelegt. Von anderen Digitalwährungen, die Zentralbanken und Tech-Firmen derzeit entwickeln, unterscheidet sich Bitcoin dadurch grundlegend.
Die Kryptowährung Tether, herausgegeben von Tether Limited, ergänzt Zahlungsnetzwerke wie den Bitcoin jedoch um eine völlig neue Komponente. Während der Bitcoin vor allem von starken Kursschwankungen geprägt ist, stellt Tether einen sogenannten Stablecoin dar – also eine wertstabile Kryptowährung. Durch die Kopplung an den US-Dollar ist Tether somit nicht so volatil wie der Bitcoin. Auch der Zahlungsdienst Paypal prüft aktuell die Einführung eines eigenen Stablecoin, der durch den US-Dollar gedeckt sein soll.
Die Europäische Zentralbank (EZB) reagiert ebenfalls auf diese Entwicklungen und wägt in den nächsten Jahren mit dem digitalen Euro eine staatliche Alternative ab. Ein digitaler Euro wäre somit das erste digitale gesetzliche Zahlungsmittel für den Euroraum. Diesen kann man sich tatsächlich als papierlose Alternative zum Bargeld vorstellen. Verbraucher werden dann in Zukunft eine Wallet, wie bei dem Bitcoin, z. B. auf dem Smartphone besitzen, in der digitale Scheine und Münzen verwahrt werden können. Wie der digitale Euro am Ende ganz genau aussieht, ist noch nicht abschließend geklärt. Aber so viel ist bereits klar: der digitale Euro wird wie das Bargeld von der EZB ausgegeben und kontrolliert. Im Unterschied zum Bitcoin und zu anderen Kryptowährungen behält also die Notenbank die Kontrolle über die Währung und will damit die Geldwertstabilität und Sicherheit des Zahlungssystems garantieren. Aber auch andere Notenbanken sind bereits dabei digitale Währungen auf den Weg zu bringen: China beispielsweise arbeitet an dem digitalen Yuan und Schweden an der digitalen Krone. Als weltweit erstes Land haben die Bahamas im Oktober 2020 den Sand Dollar als digitales Zentralbankgeld eingeführt.
Welchen Nutzen bieten digitale Währungen für KMU?
- Alternative aber ggf. auch hochriskante Anlageklasse in Zeiten niedriger Zinssätze
- Zusätzliches Zahlungsmittel für den Online- und/oder internationalen Vertrieb von Dienstleistungen und Produkten
- Schnelligkeit und Kostenreduzierung bei Zahlungen
- Unterscheidungsmerkmal beim Wettbewerb um Kunden und eventuell beim Zugang zu Märkten
- Machbarkeitsstudien, um den weiteren Einsatz der Blockchain-Technologie z. B. für Logistikketten zu prüfen
Welche Einsatzmöglichkeiten für KMU gibt es?
Kryptowährungen etablieren sich zunehmend im Zahlungsverkehr. So kann beispielsweise der Bitcoin als Zahlungsmittel im einem Online-Shop genutzt werden. Angesichts der hohen Kursschwankungen des Bitcoins erscheint dies jedoch wenig sinnvoll. Ein Einsatz von Stablecoins oder digitalen Währungen hingegen zeichnet sich immer mehr als Alternative zu den klassischen Bezahlverfahren ab. Zudem bietet die Technologie, auf der die digitalen Währungen basieren, viele weitere Möglichkeiten.
Auf Basis der Blockchain-Technologie kann z. B. der konventionelle Zahlungsverkehr mit dem Kerngeschäft verknüpft werden. Dadurch können programmierbare, von der Blockchain ausgelöste Zahlungen auch im klassischen Zahlungsverkehr ausgeführt werden. Ein denkbares Einsatzgebiet wäre die nutzungsabhänge Abrechnung von kreditfinanzierten Maschinen. Durch Sensorik und datengetriebene Steuerung zahlt das Unternehmen den Kredit für die Maschine nur dann, wenn diese tatsächlich genutzt wird. Es handelt sich dabei um ein vollautomatisiertes Geschäftsmodell, das durch programmierbare Zahlungen ermöglicht wird. Sogenannte Smart Contracts (intelligente Verträge) bieten mittels der Blockchain-Technologie eine Brückenlösung und schaffen eine technologische Plattform, um Zahlungen automatisch abzuwickeln. Somit kann das stetig größer werdende Potenzial von Automatisierungs- und Vernetzungsvorgängen in der Wirtschaft mithilfe digitaler Währungen ausgeschöpft werden. In Zukunft werden digitale Währungen demnach einen wesentlichen Bestandteil im Zahlungsverkehr ausmachen.
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Der vierte und letzte Teil unserer Artikelreihe „Status quo im B2B-E-Commerce“ betrachtet die Rechnungseingangs- bzw. ausgangsbearbeitung und die Archivierung von papierhaften und elektronischen Rechnungen in Großhandelsunternehmen.
Die Rechnungsbearbeitung bietet noch zahlreiche Optimierungspotenziale im B2B-
E-Commerce
Da die Rechnung noch immer das beliebteste Zahlungsverfahren im Großhandel ist, wurden die zugehörigen Prozesse in der Studie¹ tiefergehend analysiert. Die befragten Unternehmen erhalten durchschnittlich 2.342 Rechnungen pro Monat und versenden 6.855 Rechnungen (vgl. Abbildung 1).
Dabei dominiert – über alle Größenklassen hinweg – der Versand via E-Mail (91 Prozent). Sieben von zehn Unternehmen versenden aber zusätzlich auch noch papierhafte Rechnungen bzw. 28 Prozent nutzen EDI (Elektronischer Datenaustausch; Englisch: electronic data interchange) und 22 Prozent bieten einen Abruf der Rechnung per Download an (vgl. Abbildung 2).
Vergleicht man die Werte mit den Analysen aus vorausgegangenen ibi-Studien², zeigt sich eine deutliche Steigerung der per E-Mail versandten Rechnungen von 57 Prozent (2015) bzw. 64 Prozent (2017) auf 91 Prozent (2021). Jedoch wurden die papierhaften Rechnungen nicht im selben Umfang reduziert (vgl. Abbildung 3). Hier besteht noch Potenzial, insbesondere, wenn man an die Themen ökologische Nachhaltigkeit und effiziente Prozesse denkt. In Bezug auf eine möglichst automatisierte Weiterverarbeitung enttäuscht der niedrige Anteil (25 Prozent) von Unternehmen, die beim elektronischen Rechnungsversand strukturierte Daten mit versenden.
Die Untersuchung des Rechnungseingangs zeigt ein ähnliches Bild wie der Versand: 95 Prozent der befragten Unternehmen erhalten Rechnungen via E-Mail, 92 Prozent in Papier, 45 Prozent per Download und 32 Prozent per EDI. Vergleicht man hier die Entwicklungen der letzten Jahre, zeigt sich ebenfalls eine Zunahme der Unternehmen, die elektronischen Formate erhalten (vgl. Abbildung 4).
Eine Abnahme bei den Probanden, die papierhaften Rechnungen erhalten, ist jedoch nicht zu erkennen. Zwar geben die Zahlen keine Auskunft über den Umfang des Rechnungseingangs über die verschiedenen Wege, aber solange alle Wege genutzt werden, müssen in den Unternehmen auch die entsprechenden Prozesse aufrechterhalten werden und verursachen so entsprechende Aufwände.
Der Rechnungseingang birgt ein hohes Fehlerpotenzial
Blickt man auf die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen, zeigt die Studie, dass Daten aus Papierrechnungen bei knapp der Hälfte der Großhändler (47 Prozent) noch manuell erfasst werden. Allerdings gibt es hier deutliche Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen. Nur 26 Prozent der großen Akteure erfassen Daten per Hand, 70 Prozent versuchen in der Regel die Rechnungsdaten der Papierrechnung automatisiert, z. B. durch Texterkennung, in ihre Systeme aufzunehmen. Die Rechnung selbst wird von 61 Prozent aller Unternehmen digital erfasst, wobei kleine Unternehmen mit 48 Prozent hier deutlich hinter den mittleren (75 Prozent) und großen Unternehmen (76 Prozent) zurückliegen (vgl. Abbildung 5).
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Probleme bei der Archivierung elektronischer Rechnungen
Immer noch herrschen Probleme bei der Archivierung elektronischer Eingangsrechnungen. Zwar archivieren 84 Prozent der Unternehmen die Rechnungen schon gesetzeskonform in digitaler Form, 16 Prozent tun dies jedoch nicht. Da Eingangsrechnungen auf dem Wege zu archivieren sind, über den sie eingehen, kann es hier bei zukünftigen Betriebsprüfungen zu Schwierigkeiten kommen.
Ein Blick auf die Prozessdokumentation zeigt auch einen deutlichen Unterschied zwischen den kleinen und großen Unternehmen: Mehr als 40 Prozent der kleinen Unternehmen haben keinen Prozess der Rechnungsabwicklung dokumentiert, obwohl durch eine Verfahrensdokumentation Rechtssicherheit erzeugt und Kosten gespart werden können.
Daher sollte man Verfahrensdokumentationen nicht nur als lästige Pflicht, sondern auch als Chance sehen, um Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten.
[1] Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: November 2020 bis Januar 2021, 172 teilnehmende Unternehmen). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021.
[2] „ibi research: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ und „ibi research: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der Unternehmenspraxis“
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Abbildung 1: Anzahl der Ein- und Ausgangsrechnungen
Abbildung 2: Übermittlungswege von Rechnungen
Abbildung 3: Übermittlungswege von Rechnungen von 2015 bis 2021
Abbildung 4: Akzeptierte Eingangswege von Rechnungen von 2015 bis 2021
Abbildung 5: Verfahrensweise bei papierhaften Eingangsrechnungen
Im ersten Teil unserer Artikelreihe zum „Status quo im B2B-E-Commerce“ haben wir uns mit den Vertriebskanälen im Großhandel beschäftigt. Die Zahlungsabwicklung im eigenen Online-Shop von Großhandelsunternehmen wurde im zweiten Teil näher beleuchtet.
Im dritten Teil werden das Risikomanagement, die Mahnprozesse und der Stand der Automatisierung dieser Prozesse in Großhandelsunternehmen genauer unter die Lupe genommen. Zusätzlich wird ein Blick auf mögliche Auswirkungen der Corona-Pandemie in diesem Bereich geworfen.
Das Risikomanagement wird in kleinen Unternehmen häufig von der Geschäftsführung übernommen
Grundsätzlich befasst sich das Risikomanagement mit allen Arten von Risiken, die bei einem Unternehmen auftreten können, also z. B. mit Marktrisiken oder Zahlungsausfallrisiken. Bei vier von zehn Großhandelsunternehmen liegt die Verantwortung für das Risikomanagement bei der Finanzabteilung. Kleinen Unternehmen fehlen hierfür oft die nötigen finanziellen und personellen Ressourcen. Daher ist bei mehr als der Hälfte der kleineren Unternehmen die Geschäftsführung für diesen Aufgabenbereich zuständig (vgl. Abbildung 1).¹
Ein Viertel der Großhändler führt bei Bestellungen keine Risikoprüfung durch
Risikoprüfungen sind beim Verkauf an Konsument:innen im Online-Handel Standard. Im B2B-E-Commerce führen zwar schon 75 Prozent der Unternehmen Risikoprüfungen durch, dabei nutzen aber 27 Prozent nur interne Daten (z. B. bisheriges Bestell- und Bezahlverhalten), was unter anderem bei Neukund:innen schwierig ist. Insbesondere die größeren Unternehmen nutzen sowohl interne als auch externe Datenquellen (Auskunfteien für die Bonitätsprüfung etc.) bei der Risikoprüfung (54 Prozent), während bei den kleinen Akteuren ein Drittel sogar gar keine Prüfung durchführt (vgl. Abbildung 2).
Mehr als ein Drittel der Großhändler kann bei einer Online-Bestellung nicht die Zahlungsfähigkeit des Kunden prüfen
Lediglich 27 Prozent der B2B-Handelsunternehmen können während einer Transaktionsabwicklung im eigenen Online-Shop die Zahlungsfähigkeit eines Kunden bzw. einer Kundin in Echtzeit ermitteln. Ein Drittel prüft die Zahlungsfähigkeit nach Bestelleingang innerhalb der nächsten 24 Stunden. 37 Prozent sind auch zu einer späteren Prüfung nicht in der Lage (vgl. Abbildung 3). Dies könnte bei der erwarteten Zunahme der Verkäufe über Online-Shops, insbesondere auch beim Verkauf an Neukunden, zu einer Steigerung der Zahlungsausfälle führen.
Der kaufmännische Mahnprozess wird von fast allen Unternehmen selbst durchgeführt
90 Prozent der Großhandelsunternehmen mahnen ihre Kund:innen bei ausbleibender Zahlung zunächst selbst ab. Ein Fünftel nutzt hierbei zusätzlich die Angebote von Rechtsanwaltskanzleien oder sonstigen Dienstleistern. Zehn Prozent der mittleren und großen Unternehmen verkaufen zudem ihre offenen Forderungen (vgl. Abbildung 4).
Es gibt kaum eine Verschärfung der Zahlungsziele durch die Corona-Pandemie
Nur ein Drittel der befragten Unternehmen hat aufgrund der Entwicklungen in der Corona-Pandemie seine Zahlungsziele und Bonitätsprüfungen verschärft. 64 Prozent haben keine Änderungen vorgenommen (vgl. Abbildung 5). Durch die Corona-Krise wurde ebenfalls oft diskutiert, ob nicht auch der Einsatz von Absatzfinanzierungsinstrumenten (z. B. Leasing oder Mietkauf) steigen sollte. Hierdurch könnte beispielsweise Absatz forciert und gleichzeitig das Ausfallrisiko auf einen Dienstleister verlagert werden. Die Zahlen der Untersuchung bestätigen diese Vermutung aber nicht: 79 Prozent der befragten Großhändler unterstützen ihren Vertrieb nicht durch Absatzfinanzierungsinstrumente.
Die Prozesse im Risiko- und Debitorenmanagement weisen noch bei vielen Unternehmen Optimierungspotenzial auf – insbesondere, wenn es darum geht, für das Unternehmen die Risiken und Kosten möglichst gering zu halten. Die Nutzung vorhandener Lösungen bzw. externer Dienstleister kann hier schnell Abhilfe schaffen, wird aber nicht der alleinige Schlüssel zu mehr Prozesseffizienz sein.
[1] Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: November 2020 bis Januar 2021, 172 teilnehmende Unternehmen). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021.
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Abbildung 1: Verantwortliche Abteilung für das Risikomanagement
Abbildung 2: Risikoprüfungen bei Bestellungen im Großhandel
Abbildung 3: Ermittlung der Zahlungsfähigkeit
Abbildung 4: Durchgeführte Mahn- und Inkasso-Maßnahmen
Abbildung 5: Änderungen des Risikomanagements aufgrund der Corona-Pandemie
Die meisten Unternehmen bieten ihren Kund:innen im eigenen Online-Shop die Zahlung per Vorkasse (88 Prozent) sowie die Rechnung (83 Prozent) als Bezahlmethode an, danach folgen Lastschrift (71 Prozent), Kreditkarte (68 Prozent) und PayPal (66 Prozent)¹.
Das Angebot dieser Verfahren unterscheidet sich nicht merklich über die Unternehmensgrößen. Auffällig ist, dass fast jedes vierte Großunternehmen Leasing und Ratenkauf anbietet, während kleine und mittlere Unternehmen diese Lösungen deutlich weniger oder kaum im Portfolio haben.
Um die Unternehmenskunden langfristig erfolgreich über die verschiedenen Kanäle zu adressieren, ist im E-Commerce eine möglichst allumfassende Sicht auf die Kunden und damit eine hohe Qualität der Daten unumgänglich. Hierzu zählen auch die Daten aus dem Zahlungsverkehr, die häufig schon in digitaler und strukturierter Form vorliegen. Es überrascht, dass 41 Prozent der befragten Unternehmen diese Daten nicht weiter aufbereiten und verarbeiten. Hier verschenken die Unternehmen viel Potenzial. Besonders die kleinen Händler haben hier noch Nachholbedarf (55 Prozent, vgl. Abbildung 3).
Knapp die Hälfte der Handelsunternehmen nutzt die Vorteile der Echtzeitüberweisungen nicht
Bei Echtzeitüberweisungen ist das Geld binnen Sekunden auf dem Konto des Empfängers verfügbar, und das unabhängig von Uhrzeit und Tag. Im elektronischen Handel wird mit Echtzeitzahlungen das Zahlungsausfallrisiko für Online-Händler:innen beseitigt, da die Freigabe von Waren und Dienstleistungen ganz einfach zeitgleich mit der Zahlung erfolgen kann. Dies steigert ebenso die Kundenzufriedenheit. Jedoch ändern fast die Hälfte der befragten Unternehmen nichts an Ihren Abläufen, wenn die Kund:innen per Echtzeitüberweisung bezahlen und verschenken hier ggf. einiges an Potenzial – sowohl bezogen auf mögliche Kosteneinsparungen und Steigerung der Kundenzufriedenheit. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und hinterfragen.
[1] Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: November 2020 bis Januar 2021, 172 teilnehmende Unternehmen). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021
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Abbildung 1: Angebotene Zahlungsverfahren in B2B-Online-Shops
Abbildung 2: Angebotene Zahlungsverfahren in B2B-Online-Shops nach Unternehmensgröße
Abbildung 3: Verarbeitung von Zahlungsdaten im Großhandel
Abbildung 4: Einsatz von Echtzeitüberweisungen im Großhandel
Status quo des B2B-E-Commerce: eigener Online-Shop wird am häufigsten genutzt
Der beliebteste Verkaufskanal der befragten Unternehmen ist der eigene Online-Shop. liegt er deutlich vor dem Telefonverkauf, schriftlichen Bestellungen und dem Außendienst (alle 47 Prozent). Im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2020² hat die Nutzung eines eigenen Online-Shops um fünf Prozentpunkte zugelegt. Die schriftlichen Bestellungen sind im Jahresvergleich um 10 Prozentpunkte zurückgegangen (vgl. Abbildung 1).
Die Nutzung der einzelnen Vertriebskanäle ist grundsätzlich stark abhängig von der Unternehmensgröße. Während der Außendienst bei kleinen Unternehmen nur von 32 Prozent genutzt wird, sind es bei großen Unternehmen schon 69 Prozent. Beim Online-Shop ist das Verhältnis umgekehrt: Kleine Händler setzen zu 62 Prozent diesen Kanal ein, während große Akteure nur zu 55 Prozent auf einen eigenen Online-Shop setzen
Wie in der Vorgängerstudie schon zu sehen war, wird EDI (electronic data interchange, direkter elektronischer Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern) im Wesentlichen von großen Unternehmen genutzt (49 Prozent). Auffällig ist zudem, dass die vollautomatisierten Bestellungen von Maschine zu Maschine von 12 Prozent im Vorjahr auf heute 20 Prozent gestiegen sind. Dieser Vertriebsweg wird aktuell vorzugsweise von den großen Unternehmen genutzt. In Summe ist jedoch ein deutlicher Trend hin zu digitalen Vertriebskanälen zu erkennen (vgl. Abbildung 2).
Prozess bei der Neukundenanmeldung hat Verbesserungspotenzial
Häufig zielt der Aufbau bzw. der Betrieb eines Online-Shops nicht nur auf Bestandskunden ab. Es sollen ebenso neue Kunden gewonnen werden – idealerweise auch außerhalb der bisherigen Zielgruppen und -regionen. Hierzu sollte aber das möglichst automatisiert und effizient erfolgen, um den Kunden ein angenehmes und zeitnahes Einkaufserlebnis zu ermöglichen und Fehler sowie Kosten bei der Registrierung zu vermeiden. Allerdings zeigt die Studie, dass bisher nur 40 Prozent der befragten Unternehmen Neukunden vollständig automatisch im Online-Shop registrieren. Bei weiteren 45 Prozent findet dies teilweise automatisch statt, bedarf aber noch einer manuellen Nachbearbeitung durch den Kundenservice.
Jedes zweite der kleinen Unternehmen setzt die Neukundenanmeldung bereits vollständig automatisiert um. Dies liegt vermutlich auch daran, dass hier nicht so viele Daten abgefragt werden wie im Handel mit großen Unternehmen.
Neben dem Automatisierungsgrad sollten auch die Datenqualität beim Onboarding im Auge behalten werden. Hier führen lediglich 61 Prozent eine Prüfung doppelter Registrierungen (Dublettenprüfungen) durch, 49 Prozent gleichen die Daten mit Daten aus anderen Vertriebskanälen ab. 36 Prozent ziehen bereits Bonitätsinformationen mit ein und 38 Prozent fordern weitere Informationen aus dem Handelsregister bzw. andere Gewerbeunterlagen an. Viele Unternehmen stehen hier vor der Herausforderung, nicht zu wenig, aber auch nicht zu viele Informationen in diesen Prozess einzubinden und ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzeugen. Jedoch zeigen Gespräche mit verschiedenen Großhändlern, dass insbesondere die Dublettenprüfung und die Zusammenführung der Daten aus verschiedenen Vertriebskanälen („one face to the customer“) im späteren Betrieb hilfreich sind und Auswertungen und Abstimmung sehr erleichtern. Die durch die Corona-Pandemie ausgelösten aktuellen wirtschaftlichen Unsicherheiten sollten zudem auch die Einbeziehung von Bonitätsinformationen .
[1] https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021
[2] https://ibi.de/veroeffentlichungen/B2B-E-Commerce
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Abbildung 1: Genutzte Vertriebskanäle im Großhandel Abbildung 1: Genutzte Vertriebskanäle im Großhandel
Abbildung 2: Genutzte Vertriebskanäle im Großhandel nach Unternehmensgröße Abbildung 2: Genutzte Vertriebskanäle im Großhandel nach Unternehmensgröße
Durch die bildliche Erfassung ergeben sich für Unternehmen mehrere Vorteile. Zum einen wird die bislang genutzte Lagerfläche, die für die physische Aktenhaltung erforderlich ist, deutlich reduziert. Zum anderen kann in Sekundenschnelle nach elektronischen Dokumenten und Belegen gesucht werden. In der Praxis werden in diesem Zusammenhang häufig Dokumenten-Management-Systeme (DMS) eingesetzt. Diese bieten oftmals eine Reihe von Werkzeugen an, wodurch sich auch umfassende Prozesse und Workflows für die digitale Belegbearbeitung realisieren lassen. Der Zugriff auf digitale Belege ist damit jederzeit möglich, so dass sich Arbeitsabläufe auch parallelisieren lassen. Zudem können Belege nicht mehr verloren gehen, da diese fest im System hinterlegt sind.
Trotz dieser Vorteile scheuen sich derzeit noch einige Unternehmen davor, ihre Belege zu digitalisieren. Diese Vorsicht ist nicht unbegründet, denn häufig wird die Frage gestellt, ob digitale Belege gegenüber originär papierhaften Belegen hinsichtlich ihrer Beweiskraft gleichgestellt sind und ob papierhafte Dokumente nach dem Scannen überhaupt vernichtet werden dürfen. Unternehmen dürfen die bildliche Erfassung von Papierdokumenten mit dem Ziel des ersetzenden Scannens und der ggf. Vernichtung des papierhaften Originals dann anwenden, wenn zwei rechtlich entscheidende Voraussetzungen erfüllt sind.
Rechtliche Voraussetzungen für die bildliche Erfassung
Ersetzendes Scannen darf in Unternehmen nur dann angewendet werden, wenn die Aufbewahrung digitalisierter Belege in einem revisionssicheren Archiv erfolgt, so dass Belege unveränderbar gespeichert sind. Zudem braucht es eine individuelle Verfahrensdokumentation zur bildlichen Erfassung von Papierdokumenten.
Die Unveränderbarkeit digitaler Belege wird in Abschnitt 9 „Aufbewahrung“ der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wie folgt geregelt:
„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege).“
Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation in Bezug auf das Scannen von papierhaften Belegen ist in Abschnitt 9.3 „Bildliche Erfassung von Papierdokumenten“ der GoBD festgelegt:
„Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:
- wer erfassen darf,
- zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
- welches Schriftgut erfasst wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.“
Organisatorische, personelle und technische Anforderungen zum ersetzenden Scannen
- Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufgaben im Scanprozess:
Es ist klar zu definieren, welche Mitarbeitende bestimmte Belege in einem geordneten Verfahren bildlich erfassen dürfen. Des Weiteren sind regelmäßig Qualifizierungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen für die am Prozess beteiligten Mitarbeitenden durchzuführen.
- Vorbereitung der Dokumente:
Zunächst ist zu prüfen, ob der vorliegende Beleg gemäß GoBD bildlich erfasst werden darf. Ist dies der Fall, ist das Dokument auf Beschädigungen oder Manipulationen zu prüfen. Für einen vollständigen Scan ist eine Prüfung der Durchgängigkeit der Seitennummerierung vorzunehmen. Abschließend muss auch die Gesamtzahl der einzuscannenden Seiten bestimmt werden. Bei diesem Vorgang ist zu beachten, dass bedruckte und relevante Rückseiten von Belegen mitgezählt werden.
- Durchführung der bildlichen Erfassung:
Nach der Durchführung der bildlichen Erfassung ist im Rahmen der Qualitätssicherung sofort zu prüfen, inwieweit die Zahl der erfassten Seiten mit der im Rahmen der Vorbereitung ermittelten Anzahl der papierhaften Seiten übereinstimmt. Sofern die Seitenanzahl nicht übereinstimmt bzw. das Digitalisat schlecht lesbar ist, muss die bildliche Erfassung wiederholt werden. Laut der Neufassung der GoBD vom November 2019 ist auch eine bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte (z. B. Smartphones) möglich.
- Nachbearbeitung der erfassten Dokumente:
Nachträgliche Veränderungen an digitalisierten Belegen wie z. B. Zuschnitte oder Farbanpassungen sind prinzipiell unzulässig, es sei denn, die Maßnahme trägt zur Verbesserung der Lesbarkeit bei. Im Bedarfsfall sind jedoch nachträgliche Anpassungen gemäß GoBD sorgfältig durchzuführen und zu protokollieren. Im Anschluss ist eine Qualitätsprüfung des Belegs durchzuführen.
- Gewährleistung der Integrität von digitalen Belegen:
Um sicherzustellen, dass nach der bildlichen Erfassung an Digitalisaten keine nachträglichen Änderungen unentdeckt vorgenommen werden können, müssen Maßnahmen ergriffen werden, mit deren Hilfe sich die Integrität digitaler Belege umsetzen lässt. In der Praxis werden häufig kryptografische Verfahren, z. B. Checksummen eingesetzt. In der Regel werden solche Funktionalitäten von Dokumenten-Management-Systemen übernommen. Daher werden erzeugten Digitalisate unmittelbar nach einer erfolgreichen bildlichen Erfassung in ein solches System transferiert.
Die GoBD haben einen Rahmen geschaffen, der es gerade auch kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht, rechtssicher ihre papierhaften Belege ersetzend zu digitalisieren. Somit können sie von den Vorteilen durch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen profitieren und sich zukunftsgerichtet gegenüber ihren Wettbewerbern positionieren.
Ihre Ansprechpartner*innen:
Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de) und Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de)