Immer mehr Unternehmensprozesse, die bislang manuell bearbeitet wurden, werden in Folge der Digitalisierung nun elektronisch mit Hilfe von IT-Systemen ausgeführt. Auf diese Weise können beispielsweise im Verwaltungsbereich Kosteneinsparungen erzielt oder die Geschwindigkeit von Abläufen gesteigert werden. Zu diesen Unternehmensprozessen zählen z. B. die Bearbeitung von elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie deren Archivierung.

Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen. Gerade in diesem Bereich hat sich aber u. a. durch die seit 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einiges getan. Man spricht in diesem Kontext auch von einer „revisionssicheren Archivierung“. Hierbei werden aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe) in einem elektronischen Archivsystem verwahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Dabei sind die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und der GoBD einzuhalten. Es sollte sichergestellt werden, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente in Bezug auf Revisionssicherheit folgende Kriterien erfüllen:

• Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
• Verfügbarkeit
• Vollständigkeit
• Ordnungsmäßigkeit
• Sicherheit
• Zugriffsschutz

Eine zentrale Anforderung der GoBD betrifft dabei den Aspekt der Unveränderbarkeit. Damit ist einerseits die Gewährleistung durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger gemeint, anderseits die Sicherung, Festschreibung, Protokollierung und Versionierung mithilfe einer Software. Zusätzlich kann auch mittels Zugriffsberechtigungskonzepten die Umsetzung der Maßnahmen gewährleistet werden. Wie sie das aber konkret in der Praxis umsetzen können, erfahren Sie nun:

Art und Zeitpunkt der Archivierung

Die elektronische Archivierung ist technologieneutral. Das bedeutet, es existieren keine technischen Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem. Angesichts der sehr großen Unterschiede in der jeweiligen internen Unternehmensorganisation, können diese auch kaum vorgeschrieben werden. Somit ist der Unternehmer frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung jedoch zu wenig, da jede einzelne Datei verändert oder gelöscht werden kann. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, bei dem das digitale Abbild des Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Somit kommen für die Revisionssicherheit nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage. Darüber hinaus gibt es Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten. Diese cloudbasierte Archivierung hat zudem mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlt, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

Die Archivierung der elektronischen Belege hat zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen. Dies lässt sich mithilfe organisatorischer Vorkehrungen bewerkstelligen, um zu archivierende Dokumente rechtzeitig dem Archivierungsprozess zuzuführen. Ferner sind alle Archivierungsobjekte mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen (z. B. Dokumenten-ID, zeitliche Zuordnung). Folglich ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. Soweit eine Konvertierung vorgenommen wird (z. B. in ein betriebsinternes Format) oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sind beide elektronischen Versionen zu archivieren und immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei zu gewährleisten. Dabei ist die konvertierte Version stets als solche zu kennzeichnen.

Unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar – Rechnungen richtig speichern

Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Wird eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei empfangen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Ob eine E-Mail archiviert werden muss oder nicht hängt vom Charakter der Mail ab, denn nicht jede E-Mail muss revisionssicher archiviert werden. Nur dann, wenn sie den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat, einen steuerlich relevanten Buchhaltungsbeleg darstellt, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für die Besteuerung von Bedeutung ist, ist sie aufbewahrungspflichtig. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Es reicht aber nicht, die E-Mail auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten Genüge zu tun. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Außerdem muss sie jederzeit verfügbar gemacht werden können, wiedergegeben werden können und im Fall einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein. Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung (mitsamt Verfahrensdokumentation) sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegensprechen.

Bereitstellung und Dokumentation

Unbedingt berücksichtigt werden muss, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren gehen darf. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Unternehmen, die Rechnungen elektronisch archivieren möchten, müssen garantieren können, dass z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung die Finanzverwaltung Einsicht in elektronische Dokumente nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente nutzen kann. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Der Betriebsprüfer muss innerhalb von kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können. Hierfür ist das elektronische Archivierungsverfahren in einer sogenannten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. In der Dokumentation müssen alle technischen und organisatorischen Prozesse enthalten sein und es muss ersichtlich werden, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden können. Auch Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein.

Neben gesetzlichen Rahmenbedingen muss ein einheitliches Vorgehen für alle Rechnungen festgelegt und die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden. Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. Es müssen höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllt werden – dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung der verschiedenen Mitarbeitenden oder Abteilungen des Unternehmens. Das betrifft aber nicht nur die Archivierung von elektronischen Rechnungen. Im Zuge der Digitalisierung von internen Prozessen und der Planung des Einsatzes von IT-Lösungen sind Rollen- und Rechtesysteme sowie Schulungsmaßnahmen der zuständigen Belegschaft von Anfang an ein Thema, mit dem sich die Geschäftsführung befassen muss.

Ihre Ansprechpartnerin:

Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de)

Im ersten Halbjahr 2020 stiegen allein die Transaktionen mit der Girocard auf 2,59 Milliarden (1. Halbjahr 2019: 2,14 Milliarden). Ein weiterer Grund für den Anstieg der Girocard-Transaktionen ist das bequeme kontaktlose Bezahlen: 50 Prozent aller Girocard-Zahlungen wurden in der ersten Jahreshälfte 2020 kontaktlos durchgeführt (1. Halbjahr 2019: 25 Prozent).[1] Ebenso nehmen die Zahlungen mit dem Smartphone (Mobile Payment) oder kontaktlose Kreditkartenzahlungen immer weiter zu.

So gehen Sie vor

Wenn Sie bisher keine Kartenzahlungen in Ihrem stationären Geschäft akzeptieren und dies ändern möchten, benötigen Sie zunächst einen Dienstleister, der Ihnen die Bezahlterminals zur Verfügung stellt und deren Betrieb ermöglicht (zugelassener Netzbetreiber). Hier kann Ihnen z. B. Ihre Hausbank einen passenden Kontakt vermitteln. Es existieren ebenso Komplettlösungen auf dem Markt, d. h. bei Kauf bzw. Miete des Terminals ist die Akzeptanz von Girocard und Kreditkarten bereits möglich, ohne dass ein zusätzlicher Vertrag geschlossen werden muss.

Bezahlterminals (POS-Terminals) werden von vielen Anbietern in den unterschiedlichsten Ausführungen (z. B. fest installiert oder tragbar) vertrieben. Bei Betrachtung der Kosten wird grundsätzlich zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden:

1. POS-Terminals mit Grundgebühr (klassische Terminals)

Hier wird in der Regel eine Mindestvertragslaufzeit mit dem Dienstleister vereinbart und die Terminals werden gemietet, d. h. es fallen Fixkosten an, auch wenn Sie keine Kartenzahlungen über das Terminal abwickeln.

2. POS-Terminals ohne Grundgebühr

Die Terminals werden gekauft und es fallen keine weiteren Fixkosten an.

Unabhängig davon fallen je Kartentransaktion variable Kosten an. Diese Kosten sind normalerweise bei Kartenterminals ohne Grundgebühr höher. Daher sollten Sie für Ihr Unternehmen genau kalkulieren, welche Option für Sie die günstigste Lösung darstellt. Wichtige Faktoren hierbei sind z. B. Ihre durchschnittliche Bonhöhe oder Ihr Gesamtumsatz.

Des Weiteren müssen Sie entscheiden, welche Karten Sie akzeptieren möchten. Wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich zur Girocard auch Kreditkartenzahlungen anbieten möchten, sind zusätzliche Akzeptanzverträge notwendig. Diese werden zwischen Ihnen bzw. Ihrem Netzbetreiber und einem sogenannten Acquirer (spezielle, zugelassene Kreditinstitute) geschlossen, der diese Kartentransaktionen für Sie abrechnet – auch hier kann Ihre Bank Ansprechpartner und Vermittler sein. Für den Fall, dass Sie auf eine Komplettlösung zurückgreifen, ist dieser Akzeptanzvertrag meist bereits enthalten.
Zu beachten ist jedoch, dass die variablen Kosten für eine Kreditkartentransaktion im Vergleich zur Girocard deutlich höher sein können (Girocard: ca. 0,2 bis 0,3 Prozent; Kreditkarte: ca. 1,0 bis 3,0 Prozent).

Wenn Sie bereits Kartenzahlungen akzeptieren und Ihren Kunden zusätzlich die kontaktlose Variante anbieten möchten, sollten Sie zunächst überprüfen, ob Ihr bisheriges Terminal technisch dazu in der Lage ist. Meist wird dies durch das Kontaktlos-Symbol (dargestellt mit Wellen, ähnlich dem WLAN-Symbol) am Terminal kenntlich gemacht. Zusätzlich kann es sein, dass Ihr Gerät zwar technisch in der Lage ist, kontaktlose Zahlungen abzuwickeln, aber ggf. noch Software-Updates nötig sind. In jedem Fall hilft ein Blick in die Betriebsanleitung oder Sie kontaktieren Ihren Dienstleister.
Für den Fall, dass Ihre Terminals noch keine kontaktlosen Transaktionen technisch abwickeln können, sollten Sie auch hier Kontakt zu Ihrem Dienstleister aufnehmen und die Möglichkeiten besprechen. Neue Terminals oder die Erweiterung der bisherigen mit einem Kontaktlos-Leser sind zwei mögliche Alternativen.

Für die Akzeptanz von kontaktlosen Zahlungen mit dem Smartphone (Mobile Payment) ist keine weitere Hardware nötig, sofern der Kunde die App seiner Hausbank, Google Pay oder Apple Pay nutzt. Kontaktlose Zahlungen über die Girocard, Kreditkarten oder auch das Smartphone/die Smartwatch basieren alle auf der Near-Field-Communication-Technologie (Nahbereichskommunikation, NFC).

Zu beachten ist: Wenn der Kunde in seiner Bezahl-App eine Kreditkarte hinterlegt hat und Sie nur die Girocard akzeptieren, ist eine kontaktlose Zahlung mit dem Smartphone nicht möglich.

Sofern alle technischen Voraussetzungen für die Akzeptanz von kontaktlosen Zahlungen gegeben sind, sollten Sie vorher Ihre Mitarbeiter schulen. Informationen zur Funktionsweise von kontaktlosen Zahlungen finden Sie z. B. hier.

Das kontaktlose Bezahlen im stationären Handel wird in den nächsten Monaten und Jahren weiter zunehmen. Viele Kunden, die wegen der Coronakrise auf Bargeld verzichten und mit Karte zahlen, werden dies vermutlich auch beibehalten. Die schnelle und einfache Abwicklung bietet nicht nur Ihrer Kundschaft Vorteile, sondern auch Ihnen und Ihrem Unternehmen.

[1] https://www.girocard.eu/presse-mediathek/pressemitteilungen/2020/girocard-halbjahreszahlen-2020/

Ihr Ansprechpartner:

Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de)

Zahlungsverfahren gibt es viele, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Ob Lastschrift, Kreditkarte oder Sofortüberweisung – Händlerinnen und Händler können da schnell den Überblick verlieren. Zudem stellt sich die Frage, welche Zahlungsverfahren am häufigsten vom eigenen Kundenkreis nachgefragt werden. Wir geben Ihnen einen Überblick und erklären, was der Status quo ist.

Grundsätzlich gilt, dass Handelsunternehmen mehrere Zahlungsverfahren anbieten sollten, um zu verhindern, dass sie Kundinnen und Kunden, die ihr bevorzugtes Verfahren nicht finden, verlieren. Bei der Auswahl sollten sich Verantwortliche in Handelsunternehmen von folgenden drei Aspekten leiten lassen:

Kundenakzeptanz

Die angebotenen Zahlungsverfahren sollten vom Kundenkreis gewünscht und nachgefragt werden. Sie sollten weit verbreitet und gegebenenfalls auch aus dem Ausland nutzbar sein. Es bringt wenig, ein Zahlungsverfahren anzubieten, das von niemandem genutzt wird.

Sicherheit

Zum einen sollte der Zahlungsprozess technisch sicher sein. Zum anderen ist für Handelnde wichtig, dass der Betrag in voller Höhe, ohne Zahlungsausfälle und möglichst schnell eingeht.

Kosten

Natürlich sind auch die Kosten des jeweiligen Zahlungsverfahrens zu berücksichtigen. Diese können nicht unerheblich hoch sein, insbesondere, wenn man auch indirekte Folgekosten berücksichtigt. Auf Kundenseite entstehen im Regelfall keine Kosten.

Die nachfolgende Grafik zeigt auf, welche Zahlungsverfahren die großen deutschen Online-Shops ihren Kundinnen und Kunden anbieten. Einzelne Verfahren werden anschließend genauer beschrieben.

Klassische Zahlverfahren: Einsatz im stationären und elektronischen Handel

Die folgend aufgeführten Zahlungsverfahren existieren sowohl im stationären als auch im elektronischen Handel. Für letzteren wurden sie teils etwas angepasst.

Rechnung

Der Kauf auf (offene) Rechnung, also eine Zahlung nach Lieferung, besitzt im Versandhandel in Deutschland eine lange Historie. Für die Bezahlung per Rechnung spricht die enorme Akzeptanz bei den Kaufenden, bedingt durch die historisch gewachsene hohe Verbreitung. Allerdings werden Rechnungen erfahrungsgemäß manchmal verspätet oder überhaupt nicht beglichen. Um dieses Risiko zu vermeiden, gibt es Dienstleistungsunternehmen, die gegen Gebühr die Rechnungsabwicklung gegen einen Zahlungsausfall absichern. Darüber hinaus werden häufig die anfallenden internen Kosten – wie Abgleich des Zahlungseingangs mit den offenen Posten, gegebenenfalls anfallende Personalaufwände oder Telekommunikationskosten für Rückfragen bei Unklarheiten/Unstimmigkeiten – unterschätzt.

Vorkasse

Bei der Vorkasse, also einer Zahlung vor Lieferung, ist man vor Zahlungsausfällen geschützt. Viele Käuferinnen und Käufer scheuen aber davor zurück, im Internet per Vorkasse zu zahlen. Zudem ist die Zahlung per Vorkasse gegebenenfalls relativ umständlich, da die Kaufenden hierzu erst das Online-Banking ihrer Bank aufrufen (oder einen Überweisungsträger ausfüllen) und die angegebenen Kontodaten des Handelsunternehmens sowie den Verwendungszweck (z. B. Bestellnummer, Kundennummer) in das Formular übertragen müssen. Nachteilig ist zudem, dass sich einerseits bei der Übertragung der Daten Fehler einschleichen können (z. B. durch fehlerhaftes Abtippen/Abschreiben) und andererseits die Anfrage in der Regel erst dann weiterbearbeitet werden kann, wenn die Überweisung auf dem Konto eingeht. Deswegen erscheint eine Zahlung per Vorkasse für viele Kundeninnen und Kunden als unpraktisch.

Lastschrift

Der Einzug per Lastschrift ist für beide Seiten einfach und bequem. Die Kaufenden geben zur Bezahlung ihre Bankverbindung an, welche zum Einzug des Betrags genutzt wird. Allerdings haben viele Menschen Bedenken, im Internet ihre Kontodaten anzugeben. Problematisch ist zudem, dass bei Internet-Bestellungen in der Regel kein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat (SEPA – Single Euro Payments Area) vorliegt, ohne das die Händlerin bzw. der Händler im Streitfall gegenüber der Bank die Rechtmäßigkeit des Einzugs nicht belegen kann. Bei der Lastschrift fallen vergleichsweise geringe Kosten an, z. B. in Form einer Buchungspostengebühr für die Kontoführung. Im Falle einer Rücklastschrift, z. B. durch einen Widerspruch des Kaufenden, können dagegen mehr oder weniger hohe Kosten auftreten. Um Rücklastschriften aufgrund nicht eingelöster oder zurückgegebener Lastschriften zu vermeiden, ist darauf zu achten, Bonitäts- und Betrugsrisiken durch geeignete Maßnahmen auszuschließen. Im Rahmen der Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs steht mit SEPA ein gesamteuropäisches Lastschriftverfahren zur Verfügung, mit dem auch Beträge von ausländischen Konten eingezogen werden können.

Kreditkarte

Zahlungen per Kreditkarte sind im stationären und im elektronischen Handel innerhalb und außerhalb Deutschlands gebräuchlich. Die hohe Sicherheit und der hohe Automatisierungsgrad der Abläufe sind neben der nationalen und internationalen Verbreitung weitere Vorteile dieser Zahlungsart. Bei einer Zahlung per Kreditkarte geben die Zahlenden ihre Kreditkartendaten (Kreditkartennummer, Gültigkeitsdatum, Kartenprüfnummer) in einem Formular an und bestätigt die Zahlung. Anschließend werden die Daten zur Autorisierung/Genehmigung an einen so genannten Kreditkartenacquirer weitergeleitet, der ggf. noch eine Abfrage des 3D-Secure-Codes (z. B. Passwort oder TAN) bei der kartenherausgebenden Bank einleitet. Bei einer erfolgreichen Autorisierung wird der eingereichte Umsatz vom Kreditkartenkonto der Kundschaft abgebucht und auf dem Konto der verkaufenden bzw. handelnden Unternehmens – abzüglich des vereinbarten Entgelts (Disagio) beim Acquirer – gutgeschrieben.

Finanzierung/Ratenkauf

Der Ratenkauf wird auch stationär wie online angeboten. Im E-Commerce haben sich aber insbesondere Verfahren durchgesetzt, bei denen der Vorgang medienbruchfrei direkt im Checkout (beim Verkaufsabschluss an der virtuellen Kasse) abgewickelt werden kann und bei denen keine Legitimation z. B. über Postident-Verfahren erforderlich ist.

E-Payment-Verfahren: spezielle Verfahren für den Online-Handel

Neben den bisher betrachteten „klassischen“ Zahlungsverfahren Vorkasse, Rechnung, Lastschrift und Kreditkarte, die zum Teil für den Einsatz im elektronischen Handel angepasst wurden, sind speziell für den E-Commerce neue Zahlungsverfahren entwickelt worden. Diese Verfahren werden im Folgenden als E-Payment-Verfahren bezeichnet. Vorteilhaft bei E-Payment-Verfahren ist, dass diese auf die Abwicklung von Zahlungen im elektronischen Handel abgestimmt sind und je nach Anbieter gegebenenfalls auch eine Zahlungsgarantie beinhalten. Nachteilig ist hingegen bei einigen Verfahren, dass diese bisher keine allgemeine Verbreitung/Akzeptanz bei den verschiedenen Kundengruppen erlangt haben. Die genannten Firmen und Produkte stellen keine Empfehlungen vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg dar. Die Verfahren lassen sich im Wesentlichen in drei Kategorien unterteilen:

Nutzerkontoabhängige Verfahren

Für diese Verfahren ist eine nutzerseitige Registrierung beim Zahlungsverfahrensanbieter erforderlich. Bei der Kontoeröffnung müssen zahlungsverkehrsrelevante Daten angegeben werden. Je nach Verfahren sind dies z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Kontoverbindungen/Kreditkartendaten. Zur Auslösung einer Zahlungstransaktion ist keine Angabe von Konto- oder Karteninformationen nötig, sondern z. B. die Eingabe eines Benutzernamens und eines Passworts. Manche Kundengruppen bevorzugen diese Verfahren, weil sie ihre Kontodaten nicht gerne bei Online-Shops angeben wollen. Diese Verfahren sind weit verbreitet und sehr beliebt. Dazu zählen insbesondere PayPal, paydirekt und Amazon Pay. PayPal ist am längsten am Markt und hat eine große Nutzergruppe. Wie Abbildung 2 zeigt, bieten deswegen viele Handelsunternehmen dieses Verfahren an. paydirekt ist ein E-Payment-Verfahren der deutschen Banken und wirbt insbesondere mit dem deutschen Datenschutz. Amazon Pay ist ein Verfahren des Internet-Konzerns Amazon, das Händlerinnen und Händler auch bei ihren Shops einbinden können; die Kundschaft zahlt dann über ihr Amazon-Konto.

Nutzerkontounabhängige Verfahren

Hierbei handelt es sich um Online-Zahlungsverfahren, die keine vorherige Registrierung der Nutzenden beim Zahlungsverfahrensanbieter erfordern. Ein Beispiel ist die paysafecard. Vorab müssen jedoch Guthaben erworben werden (z. B. in Form von Seriennummern, Codes oder Karten) oder auf bestehende Karten/Konten geladen werden. Diese Verfahren sind aufgrund regulatorischer Vorschriften, unter anderem zur Geldwäschebekämpfung, nicht weit verbreitet und spielen im E-Commerce keine große Rolle.

Direktüberweisungsverfahren

Zu diesen E-Payment-Verfahren zählen z. B. giropay und Sofortüberweisung, die das Online-Banking-fähige Bankkonto der Kundschaft nutzen, um eine Online-Überweisung an das jeweilige Handelsunternehmen durchzuführen. giropay ist ein Zahlungsverfahren, das von der deutschen Kreditwirtschaft entwickelt wurde und von einer Vielzahl von Online-Banking-Nutzerinnen und -Nutzern verwendet werden kann. Hierbei wird die Kundschaft bei Abschluss der Bestellung zum Online-Banking der eigenen Bank umgeleitet. Dort wird nach dem Login ein bereits mit den Zahlungsdaten und dem Verwendungszweck vorausgefüllter Überweisungsträger bereitgestellt, der z. B. noch mit einer TAN freizugeben ist. Das Kreditinstitut übermittelt eine Auftragsbestätigung an das handelnde Unternehmen und leitet die Kundin oder den Kunden zurück in den Online-Shop. Mitarbeitende des Handelsunternehmens können sofort die Ware versenden, da giropay die Zahlung im Standardfall garantiert. Sofortüberweisung arbeitet ganz ähnlich, jedoch verläuft hier die Kommunikation der Kundschaft ausschließlich mit Sofortüberweisung und dem Handelsunternehmen. Im Unterschied zu giropay wird hier den Kaufenden nicht direkt die Online-Banking-Seite der eigenen Bank angezeigt. Aus Kundensicht stellen Direktüberweisungsverfahren eine Bezahlung vor Lieferung und somit Vorkasse-Verfahren dar, mit dem Unterschied, dass der Versand der Ware ohne ggf. tagelanges Warten auf den Zahlungseingang (wie bei der „normalen“ Vorkasse-Zahlung) erfolgen kann.

In der Regel bieten Unternehmen im Online-Handel nicht nur ein Zahlungsverfahren an, sondern ein ganzes Portfolio. Bei den Top-100-Handelsunternehmen in Deutschland liegt der Durchschnitt beispielsweise bei 5,2 angebotenen Verfahren. Aus welchen Gründen nimmt ein Unternehmen diesen Mehraufwand auf sich? Weil letztendlich die Kundschaft entscheidet, mit welchem Verfahren sie bezahlen will und nicht das Unternehmen, das die Waren anbietet. Finden die Konsumenten ihr bevorzugtes Verfahren nicht, besteht die Gefahr, dass sie zur Konkurrenz wechseln, die ja bekannter Weise im Internet nur wenige Mausklicks entfernt ist. Zudem bevorzugen unterschiedliche Kundengruppen unterschiedliche Verfahren. Um also jeder Kundengruppe bzw. jeder Person ein Verfahren bieten zu können, das für sie akzeptabel ist, und um somit unnötige Kaufabbrüche im Checkout zu vermeiden, benötigen Händlerinnen und Händler mehrere Zahlungsverfahren.

Die folgende Abbildung zeigt die Vorlieben der Kundschaft bei der Nutzung von Zahlungsverfahren. Dabei kommen PayPal (58 Prozent), Rechnung (47 Prozent), Kreditkarte (29 Prozent) und Lastschrift (28 Prozent) für die meisten in Frage. Es ist aber auch ersichtlich, dass etliche Kundengruppen bestimmte Verfahren ganz ablehnen, aber auch Vorlieben für selten genutzte Verfahren haben.

Es gibt daher auch kein perfektes Portfolio an Zahlungsverfahren, das man generell empfehlen sollte. Händlerinnen und Händler sollten vor allem die Vorlieben ihrer Kundschaft berücksichtigen. Diese können sich je nach Zielgruppe, Produktsortiment, Branche oder durchschnittlicher Höhe des Warenkorbs unterscheiden. Das angebotene Verfahrensportfolio sollte in diesem Sinn auch regelmäßig überprüft werden, denn es drängen immer wieder neue Verfahren an den Markt. Und gerade in dieser Zeit, die aufgrund der Corona-Pandemie noch stark im Umbruch ist, ist auch der Wettbewerb im Online-Handel im ständigen Wandel.

Ihre Ansprechpartner*innen:

Sabine Pur (sabine.pur@ibi.de) und Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de)

Wie Industrie 4.0 die Unternehmensfinanzierung verändert

Bereits heute befassen sich immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit den Möglichkeiten der Digitalisierung in Produktion und Fertigung, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Gerade die bei den Produktionsprozessen anfallenden Daten bzw. deren Bündelung und Auswertung eröffnen ganz neue Aspekte im eigenen Geschäftsmodell. Dies betrifft unter anderem auch die Unternehmensfinanzierung. Denn Industrie 4.0 ermöglicht es, durch Vernetzung und Digitalisierung die Nutzungsdaten von Maschinen transparent zu machen. Das schafft nicht nur Raum für Prozessoptimierungen, sondern bereitet auch neuartigen Finanzierungsmodellen, wie Pay-per-Use den Weg.

So funktioniert Pay-per-Use

Das Modell besteht für gewöhnlich aus mehreren Partnern: dem Anlagenhersteller, der finanzierenden Bank und dem Endkunden bzw. Nutzer. So wird zukünftig die Beschaffung einer neuen Maschine statt wie bisher in einer Einmalzahlung oder durch Finanzierung möglichst flexibel mit einem verminderten Risiko und einem neuen digitalen, datenbasierten Zahlungsmodell erfolgen. Während klassische Finanzierungmodelle in diesem Zusammenhang meist unflexibel sind und nicht den wirklichen Bedarf der Kunden abbilden, rechnen sogenannte Pay-per-Use-Modelle grundsätzlich nur das ab, was konkret verbraucht wurde. Die Unternehmen zahlen also nicht mehr für das Produkt an sich (z. B. eine neue Produktionsmaschine), sondern für dessen Output (z. B. die produzierten Stückzahlen am Tag). So basieren Pay-per-Use-Modelle in der Industrie grundsätzlich auf einer durchgängigen Vernetzung und Automatisierung der Produktionsmaschinen.

Durch eine Internet-of-Things (IoT)-Anbindung können Maschinennutzungs- und Produktionsdaten in Echtzeit erfasst, ausgewertet und anschließend abgerechnet werden. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung des Zahlungsverkehrs können in naher Zukunft die Maschinen sogar selbst die entsprechenden Zahlungen per Echtzeitüberweisung auslösen und einen direkten Zahlungsstrom (Peer-to-Peer) vom Nutzer der Maschine zum Hersteller erzeugen. Sogenannte Micropayments machen es möglich, dass eine Maschine eine andere Maschine bezahlen kann. Aktuell erfolgt die Abrechnung meist monatlich und via SEPA-Lastschrifteinzug. Zukünftig könnte für die Abwicklung solch kleinteiliger, dezentral ablaufender Prozesse bzw. Zahlungsvorgänge u. a. die Blockchain-Technologie eingesetzt werden.

Offenlegung von Produktionsdaten

Das Konzept der nutzungsbasierten Geschäftsmodelle gewinnt durch die Industrie 4.0 zunehmend an Bedeutung. Viele Hersteller von Industriemaschinen bieten in Zusammenarbeit mit einem Kreditinstitut, den Fertigungsunternehmen zusätzlich zu den Industriemaschinen auch entsprechende Finanzierungsmodelle an, und erleichtern ihnen somit den Erwerb von Anlagen und Maschinen. Allerdings müssen die Unternehmen bereit sein, der Bank einen umfassenden und detaillierten Einblick auf die Produktionsdaten in Echtzeit zu gewähren. Nur Unternehmen, die auch bereit sind, sensible Daten zur Verfügung zu stellen, können Pay-per-Use-Modelle nutzen. Im Gegenzug erhalten sie bei Engpässen finanziellen Spielraum.

Allgemeine und branchenspezifische Vorteile von Pay-per-Use-Modellen

Die Grundidee von Pay-per-Use ist, flexibel auf wirtschaftliche Situationen reagieren zu können und die Kosten dabei variabel zu gestalten. Für die Unternehmen bietet das eine Reihe von Vorteilen.

So können bspw. Fertigungsunternehmen stets die neueste Generation einer Werkzeugmaschine nutzen, diese lediglich nach Auslastung bezahlen und gegebenenfalls bei leeren Auftragsbüchern zurückgegeben. Auf diese Weise kann eine langfristige Kapitalbindung der Unternehmen in Anlagevermögen vermieden werden. Darüber hinaus ist für dieses Finanzierungsmodell keine Bilanzierung notwendig, da die Maschine lediglich in den Besitz des produzierenden Unternehmens gelangt, die Eigentumsrechte jedoch beim Hersteller verbleiben. Das wirtschaftliche Risiko wird somit vollständig auf den Hersteller verlagert. Die Bezahlung der Anlagen erfolgt für die Fertigungsunternehmen transparent anhand einer Auslastungs- bzw. Nutzungsaufstellung der Maschinen. Zukünftige Kalkulationen und Angebote können auf Basis der tatsächlichen Minutenkosten erfolgen, welche direkt in die Stückkostenrechnung einfließen. Das ermöglicht den Unternehmen eine exakte Kalkulation der Kundenaufträge und eine minutiöse Produktionsplanung. KMU, die oftmalig Produktionsumrüstungen durchführen müssen, profitieren von der Bezahlung der Maschinen anhand ihrer tatsächlichen Auslastung. Denn der Einsatz der Maschinen kann kalkuliert und optimal angepasst werden. Besonders vorteilhaft ist die datenbasierte Kreditlösung für stark konjunkturabhängige Branchen, die regelmäßigen Produktionsschwankungen unterworfen sind. Somit ist eine Entkopplung von Konjunkturzyklen möglich.

Der Wettbewerb steht in den Startlöchern: Praxisbeispiel für Pay-per-Use-Modelle

Erste Anwendungsfälle in der Praxis gibt es bereits. Nachfolgend werden einige, zufällig ausgewählte, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, exemplarisch aufgeführt. Die genannten Firmen und Produkte stellen keine Empfehlungen vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg dar.

So hat die Commerzbank AG zusammen mit dem Werkzeugmaschinen-Hersteller EMAG GmbH & Co. KG eine datenbasierte Kreditlösung entwickelt. Der „Pay-per-Use-Kredit“ ist im eigentlichen Sinne ein Investitionskredit, dessen Tilgungshöhe sich an der Auslastung der Maschine orientiert und somit die Liquidität des Nutzers schont. Die Vernetzung der Maschinen ermöglicht eine flexible Tilgungsrate, die sich an die aktuelle Liquiditätsbelastung des jeweiligen Unternehmens anpasst. Die KMB Technologie Gesellschaft für rationelle Fertigung mbh setzt die Maschinen der EMAG GmbH & Co. KG im Automotive-Sektor ein und sieht den branchentypischen Produktionsverlauf anhand des Tilgungsverlaufs der Maschinen widergespiegelt.[1] Dabei steht eine höhere finanzielle Stabilität im Vordergrund, denn die Rückzahlungsbeträge passen sich der Auslastung des Investitionsgutes an.

Der Maschinehersteller J.G. WEISSER SÖHNE GmbH & Co. bietet im Vergleich zur konventionellen Finanzierung Pay-per-Use-Lösungen an. Dabei wird die Gegenüberstellung von Produktivität und Nutzungskosten im Rahmen des Modells beworben. Die Ausstellung einer monatlichen Rechnung basierend auf der tatsächlichen Produktionszahl schont die finanzielle Belastung des jeweiligen Unternehmens.[2]

Auch die Gebr. Heller Maschinenfabrik GmbH bietet neben einer monatlichen Grundgebühr für ihre Anlagen das Pay-per-Use-Modell für die Nutzung ihrer Maschinen an. Somit ist ein flexibler Maschineneinsatz mit einer durchgängigen Kostenkalkulation möglich.[3]

Der C-Teile-Spezialist Würth Industrie Service GmbH & Co. KG unterstützt anhand von mit RFID-Technologie ausgestatten Behältern KMU bei ihrem Bestellprozess. So werden in den Fertigungsunternehmen leere Behälter in sogenannte iBoxen gestellt und anhand der Auswertung und Übertragung von täglich aktuellen Daten Bestellprozesse bei Würth Industrie Service automatisch angestoßen.[4]

Ausblick

Generell wird es durch die Fragmentierung der Wertschöpfungsketten künftig mehr Akteure, mehr Verbindungen und damit mehr Komplexität geben. Mit Blick auf die Zukunft lässt sich festhalten, dass die veränderten bzw. neuen Anforderungen der mittelständischen Unternehmen, mit innovativen Produkten aus dem Banking unterstützt werden können. Neuartige Wertschöpfungsprozesse treffen zunächst auf bewährte Finanzierungslösungen. Häufig fehlt hier allerdings die Passgenauigkeit von Finanzierungsanforderung und Finanzierungslösung. Diese wird künftig entscheidend für die Fähigkeit eines Unternehmens sein, um nachhaltig in die vierte Generation digitalisierter Technologie- und Automatisierungsgeräte zu investieren und Industrie 4.0 zu gestalten.

 Quellen:

[1] https://www.commerzbank.de/de/hauptnavigation/presse/pressemitteilungen/archiv1/2018/quartal_18_02/presse_archiv_detail_18_02_75466.html
[2] https://www.weisser-web.com/artery
[3] https://www.heller.biz/maschinen-und-loesungen/heller4use
[4] https://new.siemens.com/global/de/unternehmen/stories/industrie/kaestchen-mit-koepfchen.html

Ihre Ansprechpartnerinnen:

Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de) und Sabine Pur (sabine.pur@ibi.de)

Im Januar 2017 startete der deutschlandweite Rollout der kontaktlosen girocard (ehemals EC-Karte). Im Dezember 2019 waren bereits 75 Millionen von über 100 Millionen girocards mit der Kontaktlos-Funktion ausgestattet. Auch im stationären Handel steigt die Akzeptanz von kontaktlosen Zahlungen immer weiter an. Ende 2019 waren über 871.000 aktive Bezahlterminals registriert, 755.000 davon unterstützen eine kontaktlose Zahlungsabwicklung.[1]

Wie funktioniert eine kontaktlose Kartenzahlung?

Kontaktlose Zahlungen über die girocard, Kreditkarten oder auch das Smartphone/die Smartwatch basieren auf der Near-Field-Communication-Technologie (Nahbereichskommunikation, NFC). NFC ist eine Technologie, mit der Daten per Funk über eine Entfernung von wenigen Zentimetern verschickt oder empfangen werden können. Die Kommunikation, und damit der Austausch der Daten, erfolgt dabei kontaktlos. Praktisch funktioniert eine kontaktlose Kartenzahlung wie folgt:

1. Bezahlkarte, z. B. girocard oder Kreditkarte, nah (maximal 4 cm) an das Bezahlterminal halten – je nach eingesetztem Lesegerät entweder vor das Display oder an die Seite des Lesegeräts
2. Akustisches und/oder optisches Bestätigungssignal abwarten
3. Je nach kartenherausgebender Bank (und Händler) muss in der Regel bis 25 Euro bzw. 50 Euro keine PIN eingegeben werden.

Die Kontaktlos-Funktion wird auf Karten und Bezahlterminals durch ein Wellensymbol, das an das Symbol für WLAN erinnert, kenntlich gemacht.

Wie funktioniert eine kontaktlose Zahlung mit dem Smartphone?

Die Sparkassen und die VR-Banken bieten seit dem Sommer 2018 ihre Apps für das kontaktlose Bezahlen mit dem Smartphone an. Gleichzeitig stand auch Google Pay den deutschen Kunden zur Verfügung, Apple Pay legte im Dezember 2018 nach.

Die girocard bzw. Kreditkarte wird in den Apps der Anbieter virtuell hinterlegt. Beim Bezahlen muss dann meist nur das Smartphone durch den Kunden entsperrt werden. Die Entsperrung des Smartphones durch PIN, Fingerabdruck oder Face-ID hat zur Folge, dass in der Regel keine weitere PIN-Eingabe am Kassenterminal mehr nötig ist – auch bei Beträgen über 25 Euro bzw. 50 Euro. Die weiteren Schritte sind mit der Kartenzahlung identisch.

Zu beachten ist jedoch, dass nicht alle Banken in Deutschland mit Apple bzw. Google kooperieren und die Karten dieser Kreditinstitute nicht hinterlegt werden können.

Wie akzeptiere ich kontaktlose Zahlungen als Händler?

Wenn stationäre Händler ihren Kunden kontaktloses Bezahlen ermöglichen wollen, brauchen sie ein NFC-Lesegerät (Terminal), das an die Kasse angeschlossen wird. Grundsätzlich ist die notwendige Hardware in den meisten neueren Kassenterminals schon integriert, so dass auf bestehende Systeme zurückgegriffen werden kann. Bei älteren Kassenterminals, die grundsätzlich NFC-fähig sind, kann jedoch unter Umständen noch ein Software-Update notwendig sein. Bei anderen Geräten kann es sein, dass bei Lieferung die „Kontaktlos-Funktionalität“ zunächst deaktiviert ist und eine Freischaltung erforderlich ist. Sollte aber ein zusätzliches Lesegerät zum bereits vorhandenen Kassenterminal notwendig sein, so kann dies ohne Probleme gekauft oder gemietet werden.

Zur Abwicklung von girocard-Transaktionen benötigt der Händler einen Vertrag mit einem zugelassenen Netzbetreiber, der die Bezahlterminals an das girocard-System zum einen anschließt und zum anderen die Abwicklung der Transaktionen übernimmt. Hierbei hat der Händler die Möglichkeit, sich an seine Bank oder Sparkasse zu wenden, welche mit dem gewählten Netzbetreiber alle nötigen vertraglichen sowie technischen Voraussetzungen regelt. Sollen auch Kreditkarten akzeptiert werden, sind zusätzliche Akzeptanzverträge notwendig. Diese werden zwischen dem Händler und einem sogenannten Acquirer (spezielle, zugelassene Kreditinstitute) geschlossen, der diese Kartentransaktionen für den Händler abrechnet. Auch hier kann die Bank für den Händler der Ansprechpartner und Vermittler sein.

Was ist mit der Sicherheit?

Aus Kundensicht

Grundsätzlich können keine Zahlvorgänge in die eigene Tasche bzw. auf das Konto eines Betrügers umgeleitet werden. Denn zum einen werden die Geldbeträge nur durch registrierte Terminals verbucht, und zum anderen wären für die Abwicklung einer Transaktion weitere Parteien, mit den etwaig abzuschließenden Akzeptanzverträgen für eine Zahlungsabwicklung, notwendig. Hinzu kommt ein weiterer Sicherheitsmechanismus bei physischen Karten, um möglichen Missbrauch noch besser einzuschränken: Nach spätestens für kumuliert 150 Euro kontaktlos bezahlte Einkäufe sowie nach fünf kontaktlosen Bezahlvorgängen ist es dennoch notwendig, dass der zahlende Kunde seine PIN eingibt. Zusätzlich ist es bei vielen Banken möglich, bei jeder Transaktion eine Benachrichtigung z. B. per SMS oder durch eine Push-Nachricht über die App zu erhalten. So kann der Kunde bei missbräuchlichen Verfügungen sofort reagieren.

Aus Händlersicht

Bei kontaktlosen Zahlungen (egal ob girocard, Kreditkarte oder Smartphone) handelt es sich um garantierte Zahlungsverfahren für den Händler, die mit der Sicherheit herkömmlicher Karten vergleichbar ist: Zum einen funktionieren Bezahlvorgänge per NFC bzw. die Übertragung der Daten nur über eine sehr kurze Entfernung, so dass ein Auslesen der Daten durch Unbefugte schwer möglich ist. Zum anderen trägt bei missbräuchlichen Verfügungen von nicht autorisierten Zahlungen, welche die kontaktlose Bezahlung ohne PIN und Unterschrift ist, die kartenausgebende Bank das Risiko – nicht der Händler oder die Akzeptanzstelle und auch nicht der Karteninhaber (Ausnahme: Vorsatz, Betrug und grobe Fahrlässigkeit).

Ausblick

Das bargeldlose Bezahlen hat durch die Maßnahmen gegen Corona einen enormen Aufschwung erhalten. Viele Kunden, die bisher gerne mit Bargeld gezahlt haben, greifen nun meist aus Hygienegründen häufiger zur Karte. Dabei unterscheidet sich die kontaktlose Zahlung kaum von der kontaktbehafteten, also dem Einstecken der Karte in das Bezahlterminal. Allerdings sind kontaktlose Zahlungen meist deutlich schneller, hygienischer und unkomplizierter. Die Sicherheitsrisiken bei Missbrauch trägt in der Regel auch hier nicht der Kunde, Händler oder die Akzeptanzstelle. Somit stellt für viele die kontaktlose Zahlung eine sehr gelungene Alternative zum geliebten Bargeld dar.

[1] https://www.girocard.eu/presse-mediathek/pressemitteilungen/2020/girocard-jahreszahlen-2019/

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Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de) und Sabine Pur (sabine.pur@ibi.de)