Im ersten Teil unserer Artikelreihe zum „Status quo im B2B-E-Commerce“ haben wir uns mit den Vertriebskanälen im Großhandel beschäftigt. Die Zahlungsabwicklung im eigenen Online-Shop von Großhandelsunternehmen wurde im zweiten Teil näher beleuchtet.

Im dritten Teil werden das Risikomanagement, die Mahnprozesse und der Stand der Automatisierung dieser Prozesse in Großhandelsunternehmen genauer unter die Lupe genommen. Zusätzlich wird ein Blick auf mögliche Auswirkungen der Corona-Pandemie in diesem Bereich geworfen.

Das Risikomanagement wird in kleinen Unternehmen häufig von der Geschäftsführung übernommen

Grundsätzlich befasst sich das Risikomanagement mit allen Arten von Risiken, die bei einem Unternehmen auftreten können, also z. B. mit Marktrisiken oder Zahlungsausfallrisiken. Bei vier von zehn Großhandelsunternehmen liegt die Verantwortung für das Risikomanagement bei der Finanzabteilung. Kleinen Unternehmen fehlen hierfür oft die nötigen finanziellen und personellen Ressourcen. Daher ist bei mehr als der Hälfte der kleineren Unternehmen die Geschäftsführung für diesen Aufgabenbereich zuständig (vgl. Abbildung 1).¹

Ein Viertel der Großhändler führt bei Bestellungen keine Risikoprüfung durch

Risikoprüfungen sind beim Verkauf an Konsument:innen im Online-Handel Standard. Im B2B-E-Commerce führen zwar schon 75 Prozent der Unternehmen Risikoprüfungen durch, dabei nutzen aber 27 Prozent nur interne Daten (z. B. bisheriges Bestell- und Bezahlverhalten), was unter anderem bei Neukund:innen schwierig ist. Insbesondere die größeren Unternehmen nutzen sowohl interne als auch externe Datenquellen (Auskunfteien für die Bonitätsprüfung etc.) bei der Risikoprüfung (54 Prozent), während bei den kleinen Akteuren ein Drittel sogar gar keine Prüfung durchführt (vgl. Abbildung 2).

Mehr als ein Drittel der Großhändler kann bei einer Online-Bestellung nicht die Zahlungsfähigkeit des Kunden prüfen

Lediglich 27 Prozent der B2B-Handelsunternehmen können während einer Transaktionsabwicklung im eigenen Online-Shop die Zahlungsfähigkeit eines Kunden bzw. einer Kundin in Echtzeit ermitteln. Ein Drittel prüft die Zahlungsfähigkeit nach Bestelleingang innerhalb der nächsten 24 Stunden. 37 Prozent sind auch zu einer späteren Prüfung nicht in der Lage (vgl. Abbildung 3). Dies könnte bei der erwarteten Zunahme der Verkäufe über Online-Shops, insbesondere auch beim Verkauf an Neukunden, zu einer Steigerung der Zahlungsausfälle führen.

Der kaufmännische Mahnprozess wird von fast allen Unternehmen selbst durchgeführt

90 Prozent der Großhandelsunternehmen mahnen ihre Kund:innen bei ausbleibender Zahlung zunächst selbst ab. Ein Fünftel nutzt hierbei zusätzlich die Angebote von Rechtsanwaltskanzleien oder sonstigen Dienstleistern. Zehn Prozent der mittleren und großen Unternehmen verkaufen zudem ihre offenen Forderungen (vgl. Abbildung 4).

Es gibt kaum eine Verschärfung der Zahlungsziele durch die Corona-Pandemie

Nur ein Drittel der befragten Unternehmen hat aufgrund der Entwicklungen in der Corona-Pandemie seine Zahlungsziele und Bonitätsprüfungen verschärft. 64 Prozent haben keine Änderungen vorgenommen (vgl. Abbildung 5). Durch die Corona-Krise wurde ebenfalls oft diskutiert, ob nicht auch der Einsatz von Absatzfinanzierungsinstrumenten (z. B. Leasing oder Mietkauf) steigen sollte. Hierdurch könnte beispielsweise Absatz forciert und gleichzeitig das Ausfallrisiko auf einen Dienstleister verlagert werden. Die Zahlen der Untersuchung bestätigen diese Vermutung aber nicht: 79 Prozent der befragten Großhändler unterstützen ihren Vertrieb nicht durch Absatzfinanzierungsinstrumente.

Die Prozesse im Risiko- und Debitorenmanagement weisen noch bei vielen Unternehmen Optimierungspotenzial auf – insbesondere, wenn es darum geht, für das Unternehmen die Risiken und Kosten möglichst gering zu halten. Die Nutzung vorhandener Lösungen bzw. externer Dienstleister kann hier schnell Abhilfe schaffen, wird aber nicht der alleinige Schlüssel zu mehr Prozesseffizienz sein.

[1] Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: November 2020 bis Januar 2021, 172 teilnehmende Unternehmen). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021.

Die meisten Unternehmen bieten ihren Kund:innen im eigenen Online-Shop die Zahlung per Vorkasse (88 Prozent) sowie die Rechnung (83 Prozent) als Bezahlmethode an, danach folgen Lastschrift (71 Prozent), Kreditkarte (68 Prozent) und PayPal (66 Prozent)¹.

 Das Angebot dieser Verfahren unterscheidet sich nicht merklich über die Unternehmensgrößen. Auffällig ist, dass fast jedes vierte Großunternehmen Leasing und Ratenkauf anbietet, während kleine und mittlere Unternehmen diese Lösungen deutlich weniger oder kaum im Portfolio haben.

Um die Unternehmenskunden langfristig erfolgreich über die verschiedenen Kanäle zu adressieren, ist im E-Commerce eine möglichst allumfassende Sicht auf die Kunden und damit eine hohe Qualität der Daten unumgänglich. Hierzu zählen auch die Daten aus dem Zahlungsverkehr, die häufig schon in digitaler und strukturierter Form vorliegen. Es überrascht, dass 41 Prozent der befragten Unternehmen diese Daten nicht weiter aufbereiten und verarbeiten. Hier verschenken die Unternehmen viel Potenzial. Besonders die kleinen Händler haben hier noch Nachholbedarf (55 Prozent, vgl. Abbildung 3).

Knapp die Hälfte der Handelsunternehmen nutzt die Vorteile der Echtzeitüberweisungen nicht

Bei Echtzeitüberweisungen ist das Geld binnen Sekunden auf dem Konto des Empfängers verfügbar, und das unabhängig von Uhrzeit und Tag. Im elektronischen Handel wird mit Echtzeitzahlungen das Zahlungsausfallrisiko für Online-Händler:innen beseitigt, da die Freigabe von Waren und Dienstleistungen ganz einfach zeitgleich mit der Zahlung erfolgen kann. Dies steigert ebenso die Kundenzufriedenheit. Jedoch ändern fast die Hälfte der befragten Unternehmen nichts an Ihren Abläufen, wenn die Kund:innen per Echtzeitüberweisung bezahlen und verschenken hier ggf. einiges an Potenzial – sowohl bezogen auf mögliche Kosteneinsparungen und Steigerung der Kundenzufriedenheit. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und hinterfragen.

[1] Die Ergebnisse stammen aus einer von ibi research an der Universität Regensburg durchgeführten Studie (Befragungszeitraum: November 2020 bis Januar 2021, 172 teilnehmende Unternehmen). Kostenlos verfügbar unter: https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021

Status quo des B2B-E-Commerce: eigener Online-Shop wird am häufigsten genutzt

Der beliebteste Verkaufskanal der befragten Unternehmen ist der eigene Online-Shop. liegt er deutlich vor dem Telefonverkauf, schriftlichen Bestellungen und dem Außendienst (alle 47 Prozent). Im Vergleich zur Studie aus dem Jahr 2020² hat die Nutzung eines eigenen Online-Shops um fünf Prozentpunkte zugelegt. Die schriftlichen Bestellungen sind im Jahresvergleich um 10 Prozentpunkte zurückgegangen (vgl. Abbildung 1).

Die Nutzung der einzelnen Vertriebskanäle ist grundsätzlich stark abhängig von der Unternehmensgröße. Während der Außendienst bei kleinen Unternehmen nur von 32 Prozent genutzt wird, sind es bei großen Unternehmen schon 69 Prozent. Beim Online-Shop ist das Verhältnis umgekehrt: Kleine Händler setzen zu 62 Prozent diesen Kanal ein, während große Akteure nur zu 55 Prozent auf einen eigenen Online-Shop setzen

Wie in der Vorgängerstudie schon zu sehen war, wird EDI (electronic data interchange, direkter elektronischer Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern) im Wesentlichen von großen Unternehmen genutzt (49 Prozent). Auffällig ist zudem, dass die vollautomatisierten Bestellungen von Maschine zu Maschine von 12 Prozent im Vorjahr auf heute 20 Prozent gestiegen sind. Dieser Vertriebsweg wird aktuell vorzugsweise von den großen Unternehmen genutzt. In Summe ist jedoch ein deutlicher Trend hin zu digitalen Vertriebskanälen zu erkennen (vgl. Abbildung 2).

Prozess bei der Neukundenanmeldung hat Verbesserungspotenzial

Häufig zielt der Aufbau bzw. der Betrieb eines Online-Shops nicht nur auf Bestandskunden ab. Es sollen ebenso neue Kunden gewonnen werden – idealerweise auch außerhalb der bisherigen Zielgruppen und -regionen. Hierzu sollte aber das möglichst automatisiert und effizient erfolgen, um den Kunden ein angenehmes und zeitnahes Einkaufserlebnis zu ermöglichen und Fehler sowie Kosten bei der Registrierung zu vermeiden. Allerdings zeigt die Studie, dass bisher nur 40 Prozent der befragten Unternehmen Neukunden vollständig automatisch im Online-Shop registrieren. Bei weiteren 45 Prozent findet dies teilweise automatisch statt, bedarf aber noch einer manuellen Nachbearbeitung durch den Kundenservice.

Jedes zweite der kleinen Unternehmen setzt die Neukundenanmeldung bereits vollständig automatisiert um. Dies liegt vermutlich auch daran, dass hier nicht so viele Daten abgefragt werden wie im Handel mit großen Unternehmen.

Neben dem Automatisierungsgrad sollten auch die Datenqualität beim Onboarding im Auge behalten werden. Hier führen lediglich 61 Prozent eine Prüfung doppelter Registrierungen (Dublettenprüfungen) durch, 49 Prozent gleichen die Daten mit Daten aus anderen Vertriebskanälen ab. 36 Prozent ziehen bereits Bonitätsinformationen mit ein und 38 Prozent fordern weitere Informationen aus dem Handelsregister bzw. andere Gewerbeunterlagen an. Viele Unternehmen stehen hier vor der Herausforderung, nicht zu wenig, aber auch nicht zu viele Informationen in diesen Prozess einzubinden und ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzeugen. Jedoch zeigen Gespräche mit verschiedenen Großhändlern, dass insbesondere die Dublettenprüfung und die Zusammenführung der Daten aus verschiedenen Vertriebskanälen („one face to the customer“) im späteren Betrieb hilfreich sind und Auswertungen und Abstimmung sehr erleichtern. Die durch die Corona-Pandemie ausgelösten aktuellen wirtschaftlichen Unsicherheiten sollten zudem auch die Einbeziehung von Bonitätsinformationen .

[1] https://ibi.de/veroeffentlichungen/b2b-2021
[2] https://ibi.de/veroeffentlichungen/B2B-E-Commerce

Durch die bildliche Erfassung ergeben sich für Unternehmen mehrere Vorteile. Zum einen wird die bislang genutzte Lagerfläche, die für die physische Aktenhaltung erforderlich ist, deutlich reduziert. Zum anderen kann in Sekundenschnelle nach elektronischen Dokumenten und Belegen gesucht werden. In der Praxis werden in diesem Zusammenhang häufig Dokumenten-Management-Systeme (DMS) eingesetzt. Diese bieten oftmals eine Reihe von Werkzeugen an, wodurch sich auch umfassende Prozesse und Workflows für die digitale Belegbearbeitung realisieren lassen. Der Zugriff auf digitale Belege ist damit jederzeit möglich, so dass sich Arbeitsabläufe auch parallelisieren lassen. Zudem können Belege nicht mehr verloren gehen, da diese fest im System hinterlegt sind.

Trotz dieser Vorteile scheuen sich derzeit noch einige Unternehmen davor, ihre Belege zu digitalisieren. Diese Vorsicht ist nicht unbegründet, denn häufig wird die Frage gestellt, ob digitale Belege gegenüber originär papierhaften Belegen hinsichtlich ihrer Beweiskraft gleichgestellt sind und ob papierhafte Dokumente nach dem Scannen überhaupt vernichtet werden dürfen. Unternehmen dürfen die bildliche Erfassung von Papierdokumenten mit dem Ziel des ersetzenden Scannens und der ggf. Vernichtung des papierhaften Originals dann anwenden, wenn zwei rechtlich entscheidende Voraussetzungen erfüllt sind.

Rechtliche Voraussetzungen für die bildliche Erfassung

Ersetzendes Scannen darf in Unternehmen nur dann angewendet werden, wenn die Aufbewahrung digitalisierter Belege in einem revisionssicheren Archiv erfolgt, so dass Belege unveränderbar gespeichert sind. Zudem braucht es eine individuelle Verfahrensdokumentation zur bildlichen Erfassung von Papierdokumenten.

Die Unveränderbarkeit digitaler Belege wird in Abschnitt 9 „Aufbewahrung“ der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) wie folgt geregelt:

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege).“

Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation in Bezug auf das Scannen von papierhaften Belegen ist in Abschnitt 9.3 „Bildliche Erfassung von Papierdokumenten“ der GoBD festgelegt:

„Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.  Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.“

Organisatorische, personelle und technische Anforderungen zum ersetzenden Scannen

• Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufgaben im Scanprozess:

Es ist klar zu definieren, welche Mitarbeitende bestimmte Belege in einem geordneten Verfahren bildlich erfassen dürfen. Des Weiteren sind regelmäßig Qualifizierungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen für die am Prozess beteiligten Mitarbeitenden durchzuführen.

• Vorbereitung der Dokumente:

Zunächst ist zu prüfen, ob der vorliegende Beleg gemäß GoBD bildlich erfasst werden darf. Ist dies der Fall, ist das Dokument auf Beschädigungen oder Manipulationen zu prüfen. Für einen vollständigen Scan ist eine Prüfung der Durchgängigkeit der Seitennummerierung vorzunehmen. Abschließend muss auch die Gesamtzahl der einzuscannenden Seiten bestimmt werden. Bei diesem Vorgang ist zu beachten, dass bedruckte und relevante Rückseiten von Belegen mitgezählt werden.

• Durchführung der bildlichen Erfassung:

Nach der Durchführung der bildlichen Erfassung ist im Rahmen der Qualitätssicherung sofort zu prüfen, inwieweit die Zahl der erfassten Seiten mit der im Rahmen der Vorbereitung ermittelten Anzahl der papierhaften Seiten übereinstimmt. Sofern die Seitenanzahl nicht übereinstimmt bzw. das Digitalisat schlecht lesbar ist, muss die bildliche Erfassung wiederholt werden. Laut der Neufassung der GoBD vom November 2019 ist auch eine bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte (z. B. Smartphones) möglich.

• Nachbearbeitung der erfassten Dokumente:

Nachträgliche Veränderungen an digitalisierten Belegen wie z. B. Zuschnitte oder Farbanpassungen sind prinzipiell unzulässig, es sei denn, die Maßnahme trägt zur Verbesserung der Lesbarkeit bei. Im Bedarfsfall sind jedoch nachträgliche Anpassungen gemäß GoBD sorgfältig durchzuführen und zu protokollieren. Im Anschluss ist eine Qualitätsprüfung des Belegs durchzuführen.

• Gewährleistung der Integrität von digitalen Belegen:

Um sicherzustellen, dass nach der bildlichen Erfassung an Digitalisaten keine nachträglichen Änderungen unentdeckt vorgenommen werden können, müssen Maßnahmen ergriffen werden, mit deren Hilfe sich die Integrität digitaler Belege umsetzen lässt. In der Praxis werden häufig kryptografische Verfahren, z. B. Checksummen eingesetzt. In der Regel werden solche Funktionalitäten von Dokumenten-Management-Systemen übernommen. Daher werden erzeugten Digitalisate unmittelbar nach einer erfolgreichen bildlichen Erfassung in ein solches System transferiert.

Die GoBD haben einen Rahmen geschaffen, der es gerade auch kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht, rechtssicher ihre papierhaften Belege ersetzend zu digitalisieren. Somit können sie von den Vorteilen durch Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen profitieren und sich zukunftsgerichtet gegenüber ihren Wettbewerbern positionieren.

Ihre Ansprechpartner*innen:

Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de) und Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de)

Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist gerade im Verwaltungsbereich mit Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen zu rechnen. Aus diesem Grunde setzen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen elektronischen Rechnungen bei sich ein.

Im Gegensatz zu papierhaften Belegen können digitale Belege nicht nur per Augenschein auf Echtheit und Unverfälschtheit geprüft werden, sondern auch mithilfe von IT-Lösungen. Damit die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit aus der Sicht der Finanzbehörden gewährleistet werden kann, hat der Gesetzgeber 2015 mit der Verwaltungsvorschrift GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einen rechtlichen Rahmen vorgegeben, der den Umgang mit elektronischen Belegen und Aufzeichnungen umfassend regelt. Die GoBD von 2015 wurden am 28.11.2019 durch eine Neufassung ersetzt. Darin wird unter anderem vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Umgang mit elektronischen Rechnungen in Form einer „Verfahrensdokumentation“ festhalten. Mit Hilfe dieser sollen Steuerprüfende in die Lage versetzt werden, die organischen und technischen Abläufe der Rechnungsverarbeitung sowie die der elektronischen Belegarchivierung innerhalb eines Unternehmens in angemessener Zeit zu verstehen. Insbesondere sollen darin die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen und IT-Systemen transparent dokumentiert werden. Im Rahmen einer steuerlichen Prüfung muss ein Unternehmen seine Verfahrensdokumentationen auf Verlangen aushändigen können.

Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?

Damit der Umgang mit digitalen Belegen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar ist, werden in einer Verfahrensdokumentation sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kontrollen dokumentiert, die bei der Durchführung der digitalen Buchführung anfallen. Die wesentlichen Bereiche sind folgende:

• Rechnungserstellung bzw. Rechnungsausgang

Bezüglich der Erstellung von Rechnungen muss in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein, welche Stellen bzw. Organisationseinheiten Ausgangsrechnungen erstellen, welche IT-Systeme beteiligt sind, wie weiter mit den Ausgangsrechnungen bzw. den jeweiligen Dateien verfahren wird und auf welche Weise eine nachträgliche Veränderung verhindert wird – unabhängig davon, ob es sich um papierhafte oder elektronische Rechnungen handelt.

• Rechnungseingang

Ebenso ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Die beteiligten Stellen bzw. Organisationseinheiten und IT-Systeme, die elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten, und die Abläufe sowie die Archivierung sind hier besonders herauszustellen. Handelt es sich um papierhafte Eingangsrechnungen, die mittels „ersetzendem Scannen“ bzw. „bildlicher Erfassung von Papierdokumenten“ zur Weiterverarbeitung digitalisiert werden, sind auch hier alle involvierten Stellen und Organisationseinheiten sowie Prozessschritte in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Des Weiteren müssen die Auflösungen und Dateiformate etc. näher beschrieben sein. Werden die papierhaften Eingangsrechnungen nicht digitalisiert, sondern im papierhaften Original weiterverarbeitet und archiviert, sind analog dazu Beteiligte und Verfahren zu dokumentieren. Im Kontext des Rechnungseingangs spielt das sogenannte innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine tragende Rolle. Es soll sicherstellen, dass die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung im Unternehmen auch tatsächlich eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem Plausibilitätsprüfungen, anhand derer unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben in Eingangsrechnungen identifiziert werden. Wie dann mit derartigen Rechnungen im Unternehmen umgegangen wird, ist ebenfalls näher in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

• Bargeldkassen bzw. Kassensystemen

Neben den genannten Verfahren in der Rechnungsabwicklung muss auch der Umgang mit Bargeldkassen bzw. Kassensystemen, wie Registrierkassen oder Taxameter, innerhalb einer solchen Dokumentation erläutert sein. Dies betrifft insbesondere beteiligte Stellen, Methoden und Systeme zur Ermittlung der Kassenbestände.

• Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente

Darüber hinaus ist die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Neben den jeweiligen Stellen bzw. Organisationseinheiten, Abläufen und IT-Systemen ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, wie sichergestellt wird, dass diese Daten und Dokumente nicht verändert werden können. Dabei sind hardware- und softwaretechnische sowie organisatorische Maßnahmen, wie auch die Methoden zur Datensicherung näher zu erläutern.

Wie sollte eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein?

Für die Verfahrensdokumentation ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Es bietet sich aber an, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen und insbesondere Prozessabläuft grafisch zu illustrieren. Bei besonders umfangreichen Dokumentationen und denen, die öfter aktualisiert werden, ist es sinnvoll, ein übersichtlich gestaltetes Hauptdokument mit Verweisen auf Teildokumente (inkl. deren aktueller bzw. relevanter Version) zu erstellen.

Das hat den großen Vorteil, dass bei Prozessänderungen nicht die komplette Dokumentation überarbeitet werden muss, sondern lediglich die entsprechende Teildokumentation. Es ist im Unternehmensalltag für die Prozessbeteiligten deutlich transparenter, besser handhabbar und weniger fehleranfällig, wenn sie sich nur auf ihren Teil der Verfahrensdokumentation in Form eines separaten Dokuments konzentrieren müssen und nicht am Gesamtdokument arbeiten. Somit lässt sich sowohl die Aktualität als auch die Versionierung der Teildokumente sowie der Gesamtdokumentation besser sichersicherstellen. Die Aufbewahrungsfrist der Dokumente richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsbelege, deren Umgang damit beschrieben wird.

Die Struktur könnte wie folgt aussehen:

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Einleitung

• Zielsetzung des Dokuments
• Kurzinformation zum Unternehmen
• Geltungsbereich der Verfahrensdokumentation

Organisatorisches/Rahmenbedingungen

• Eingesetzte Hard- und Software
• Verantwortlichkeiten/Ansprechpersonen
• Internes Kontrollsystem (IKS)
• Umsetzung der Informationssicherheit

Verfahren und Prozesse

• Kurzüberblick: Prozesse der Rechnungsabwicklung
• Verarbeitung und Archivierung papierhafter Rechnungen
• Bildliche Erfassung papierhafter Rechnungsbelege
• Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungsbelege
• Umgang und Archivierung von Belegen aus Kassen/-systemen

Mitgeltende Unterlagen

• Anwender- und Systemdokumentationen
• Bedienungsanleitungen
• Schnittstellenspezifikationen
• Zugriffsberechtigungskonzepte
• Verträge mit Dritten/Dienstleistern

Änderungshistorie zum Dokument
Glossar
Wo gibt es weiterführende Informationen zu diesem Thema?

GoBD-Verwaltungsvorschrift vom Bundesministerium der Finanzen (BMF)

„Die GoBD in der Praxis“ von PSP München

Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV):

Ihre Ansprechpartner*innen:

Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de) und Nils Deichner (nils.deichner@ibi.de)

Immer mehr Unternehmensprozesse, die bislang manuell bearbeitet wurden, werden in Folge der Digitalisierung nun elektronisch mit Hilfe von IT-Systemen ausgeführt. Auf diese Weise können beispielsweise im Verwaltungsbereich Kosteneinsparungen erzielt oder die Geschwindigkeit von Abläufen gesteigert werden. Zu diesen Unternehmensprozessen zählen z. B. die Bearbeitung von elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie deren Archivierung.

Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen. Gerade in diesem Bereich hat sich aber u. a. durch die seit 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einiges getan. Man spricht in diesem Kontext auch von einer „revisionssicheren Archivierung“. Hierbei werden aufbewahrungspflichtige Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe) in einem elektronischen Archivsystem verwahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Dabei sind die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und der GoBD einzuhalten. Es sollte sichergestellt werden, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente in Bezug auf Revisionssicherheit folgende Kriterien erfüllen:

• Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
• Verfügbarkeit
• Vollständigkeit
• Ordnungsmäßigkeit
• Sicherheit
• Zugriffsschutz

Eine zentrale Anforderung der GoBD betrifft dabei den Aspekt der Unveränderbarkeit. Damit ist einerseits die Gewährleistung durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger gemeint, anderseits die Sicherung, Festschreibung, Protokollierung und Versionierung mithilfe einer Software. Zusätzlich kann auch mittels Zugriffsberechtigungskonzepten die Umsetzung der Maßnahmen gewährleistet werden. Wie sie das aber konkret in der Praxis umsetzen können, erfahren Sie nun:

Art und Zeitpunkt der Archivierung

Die elektronische Archivierung ist technologieneutral. Das bedeutet, es existieren keine technischen Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem. Angesichts der sehr großen Unterschiede in der jeweiligen internen Unternehmensorganisation, können diese auch kaum vorgeschrieben werden. Somit ist der Unternehmer frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung jedoch zu wenig, da jede einzelne Datei verändert oder gelöscht werden kann. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, bei dem das digitale Abbild des Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Somit kommen für die Revisionssicherheit nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage. Darüber hinaus gibt es Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten. Diese cloudbasierte Archivierung hat zudem mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlt, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

Die Archivierung der elektronischen Belege hat zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen. Dies lässt sich mithilfe organisatorischer Vorkehrungen bewerkstelligen, um zu archivierende Dokumente rechtzeitig dem Archivierungsprozess zuzuführen. Ferner sind alle Archivierungsobjekte mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen (z. B. Dokumenten-ID, zeitliche Zuordnung). Folglich ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. Soweit eine Konvertierung vorgenommen wird (z. B. in ein betriebsinternes Format) oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, sind beide elektronischen Versionen zu archivieren und immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei zu gewährleisten. Dabei ist die konvertierte Version stets als solche zu kennzeichnen.

Unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar – Rechnungen richtig speichern

Wie bereits erläutert, müssen elektronische Rechnungen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem der Eingang erfolgte. Folglich genügt es nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Wird eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei empfangen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Ob eine E-Mail archiviert werden muss oder nicht hängt vom Charakter der Mail ab, denn nicht jede E-Mail muss revisionssicher archiviert werden. Nur dann, wenn sie den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat, einen steuerlich relevanten Buchhaltungsbeleg darstellt, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für die Besteuerung von Bedeutung ist, ist sie aufbewahrungspflichtig. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail. Es reicht aber nicht, die E-Mail auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten Genüge zu tun. Sie muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden. Außerdem muss sie jederzeit verfügbar gemacht werden können, wiedergegeben werden können und im Fall einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein. Papierdokumente können vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung (mitsamt Verfahrensdokumentation) sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegensprechen.

Bereitstellung und Dokumentation

Unbedingt berücksichtigt werden muss, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren gehen darf. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Unternehmen, die Rechnungen elektronisch archivieren möchten, müssen garantieren können, dass z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung die Finanzverwaltung Einsicht in elektronische Dokumente nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung bzw. Sichtung dieser Dokumente nutzen kann. Dies gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Der Betriebsprüfer muss innerhalb von kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können. Hierfür ist das elektronische Archivierungsverfahren in einer sogenannten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. In der Dokumentation müssen alle technischen und organisatorischen Prozesse enthalten sein und es muss ersichtlich werden, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden können. Auch Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein.

Neben gesetzlichen Rahmenbedingen muss ein einheitliches Vorgehen für alle Rechnungen festgelegt und die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden. Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. Es müssen höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllt werden – dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung der verschiedenen Mitarbeitenden oder Abteilungen des Unternehmens. Das betrifft aber nicht nur die Archivierung von elektronischen Rechnungen. Im Zuge der Digitalisierung von internen Prozessen und der Planung des Einsatzes von IT-Lösungen sind Rollen- und Rechtesysteme sowie Schulungsmaßnahmen der zuständigen Belegschaft von Anfang an ein Thema, mit dem sich die Geschäftsführung befassen muss.

Ihre Ansprechpartnerin:

Elisabeth Rung (elisabeth.rung@ibi.de)