Mit digitalisierten Prozessen die Möglichkeiten des ERP-Systems nutzen

Beim Landmaschinenhändler Willi Roth GmbH werden viele Verwaltungsprozesse manuell bzw. papierhaft durchgeführt. Das dort implementierte ERP-System bietet jedoch unterschiedliche Möglichkeiten, wie das Unternehmen bei der Auftrags- und Lagerverwaltung sowie der Prozesse Weiterverarbeitung der Warenbestellungen oder digitaler Rechnungsversand unterstützt werden kann.

Herausforderung: Wie kann die Digitalisierung bei Auftrags- und Lagerverwaltung unterstützen?

Das Lager des Unternehmens Willi Roth GmbH ist klar strukturiert. Abhängig von der Häufigkeit des Bedarfs sind die über 5.000 Artikel griffbereit in der Nähe der Reparaturstätten gelagert. Bislang gibt es jedoch keine digitale Verwaltung der Lagerbestände, was dazu führen kann, dass die Stückzahlen und der Wert des Umlaufvermögens weitestgehend unbekannt bleiben. Des Weiteren werden Serviceprozesse, Ad-hoc-Bestellungen, das Dokumentenmanagement und andere Prozesse nicht digital durchgeführt, da viele Arbeitsabläufe für eine reine digitale Arbeitsweise nicht vorbereitet sind. Aufgrund dieser Faktoren können kleinere Reparaturaufträge auch etwas länger dauern, was zu Unzufriedenheit bei den Kunden führen kann. Dies zeigt sich auch daran, dass telefonische Sofortauskünfte bzgl. des entsprechenden Auftragsstatus nur relativ zeitaufwändig erteilt werden können.

Möglichkeiten der Digitalisierung: Nutzung der Möglichkeiten des ERP-Systems für verbesserte Kundenauftrags- und Lagerbestandsverwaltung sowie automatische Bestellungen und elektronische Rechnungen

Durch die Nutzung des bestehenden ERP-Systems könnte die Kundenauftragsverwaltung für Kleingerätereparaturen weitestgehend digitalisiert werden. Somit lassen sich Aussagen zu offenen, laufenden bzw. fertigen Kundenaufträgen leichter treffen. Darüber hinaus können bereits digitale erfasste Auftragspositionen sofort in Rechnungsbelege umgewandelt werden, so dass die Wartezeit der Kunden bei Direktabholungen deutlich reduziert werden kann.

Ein weiterer Ansatzpunkt zur Verbesserung ist die Digitalisierung der Lagerbestandsverwaltung sowie die Durchführung von Inventuren. Im Zuge dessen könnte ein einheitliches Format zur Beschriftung von Lagerplätzen und Lagerorten und die Dokumentation der verfügbaren Artikel entwickelt werden. Ebenso kann die Durchführung der Inventur verbessert werden, indem ein Vorgehensmodell entwickelt und die Dokumentation im ERP-System eingeführt wird.

Auch in der direkten Verbuchung von Wareneingängen durch den Abgleich von Bestellungen aus B2B-Bestellportalen können Verbesserungen erreicht werden. Es lassen sich korrekte Lagerbestände im ERP-System ermitteln, welche die Voraussetzung für automatische Bestellvorschläge auf Basis von Mindestlagerbeständen darstellen. Des Weiteren können Wareneingänge regelmäßig in die jeweiligen Lagerorte verbucht werden. Um niedrige Lagerbestände zu erkennen und automatische Nachbestellungen auszulösen, kann eine automatische Generierung von Bestellvorschlägen und eine Auslösung der Bestellungen direkt aus dem ERP-System entwickelt werden. Damit lassen sich sinkende Bestände zu einzelnen Lagerartikeln erkennen sowie die Unterstützung der manuellen Inventuren in Echtzeit durchführen. Manuelle Nachbestellungen in B2B-Online-Shops wären durch diese Verbesserung nicht mehr notwendig, da die Positionen aus der Bestellvorschlagsliste automatisch in Bestellungen übernommen werden können, die direkt aus dem ERP-System ausgelöst werden.

Zuletzt könnte die Bearbeitung von Rechnungen verbessert werden, indem die Ausgangsrechnungen elektronisch versendet werden und der Prozess auf die XRechnung ausgerichtet wird. Dies führt zu einem kostengünstigeren und schnelleren Versand der Rechnungen an Endkunden, insbesondere für kommunale Verwaltungen. Die Implementierung der XRechnung würde somit bereits die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen, die ab dem Jahr 2020 gelten, bereits umsetzen.

Ausblick: Welches Digitalisierungsprojekt kann als erstes umgesetzt werden?

Insgesamt hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg in gemeinsamen Workshops und vor-Ort-Terminen zahlreiche Ansatzpunkte und Empfehlungen identifiziert, die vom Unternehmen umgesetzt werden können. Grundsätzlich soll eine Nachbesprechung der Handlungsempfehlungen via Telefon- oder Webkonferenz als auch durch einen Besuch beim Kompetenzzentrum selbst durchgeführt werden. In den ersten Schritten soll zunächst die Priorität aller Handlungsempfehlungen bestimmt und einzelne Teilschritte bzw. ganze Aspekte ausgewählt werden. Die weitere Vorgehensweise sollte hinsichtlich Zeithorizont und technischer Machbarkeit evaluiert werden.

Per SMS wird der Kunde künftig informiert, wenn sein Reparaturauftrag fertig ist.

Update: Eine SMS an den Kunden „Ihre Maschine ist repariert und abholbereit“

Im Rahmen der Potenzialanalyse konnte sich das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg ein klares Bild von den Prozessen machen und dem Unternehmen die oben genannten Digitalisierungsmöglichkeiten mit den dafür notwendigen Umsetzungsschritten aufzeigen. Die Firma Willi Roth GmbH priorisierte bei sich im Hause die Handlungsoptionen und entschied sich dafür, zusammen mit dem Kompetenzzentrum in einem Umsetzungsprojekt die Kundenauftragsverwaltung für Kleingerätereparaturen (so weit wie möglich) zu digitalisieren. Das Ziel war es, nach Abschluss einen sofortigen, umfassenden und transparenten Überblick zu allen Kundenaufträgen zu erhalten.

Dafür mussten folgende Mindestvoraussetzungen bei dem Unternehmen erfüllt sein: ein PC-Arbeitsplatz mit ERP-System und Laserdrucker, Sichtfolien und lösbare PE-Kabelbinder, ein IT-Experte vor Ort zur Umsetzung der organisatorischen und technischen Anforderungen und die Bereitschaft aller Beteiligten, die Software für den digitalen Geschäftsprozess ab dem Zeitpunkt der erfolgreichen Einführung zu nutzen.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg hat im ersten Schritt den Ist-Prozess für die Abwicklung von Kundenaufträgen erfasst und den zugehörigen Soll-Prozess modelliert. Daraufhin wurde die Machbarkeit im ERP-System geprüft und modelliert sowie mögliche Testszenarien zur Prüfung der Funktionalität definiert (z. B. Telefonnachfrage, Nachfrage per E-Mail). Nach der erfolgreichen Simulation und dem Test echter Kundenaufträge im ERP-System, konnte der Firma Willi Roth GmbH ein Prototyp übergeben werden, bei dem beispielsweise der Kunde per SMS informiert wird, dass sein Reparaturauftrag fertig ausgeführt ist bzw. seine reparierte Maschine abholbereit ist. Somit sind Kunden zukünftig sofort und direkt informiert, was den Status quo ihrer Reparaturaufträge betrifft. Auch einfache Rückfragen zu erforderlichen Reparaturschritten lassen sich einfach per SMS versenden, so dass langwierige Telefonate reduziert werden können.

Mehrwert der Digitalisierung:

  • Die Digitalisierung der Auftrags- und Lagerverwaltung sowie der Prozesse Weiterverarbeitung der Warenbestellungen machen die Arbeit in verschiedenen Bereichen des Unternehmens effizienter.
  • Die umfassende Nutzung des bereits bestehenden ERP-Systems erleichtert die digitale Durchführung von Prozessen und die Dokumentation des Lagerbestands. Damit können Echtzeit-Informationen in Bezug auf die gelagerten Artikel jederzeit bereitgestellt werden.
  • Darüber hinaus lässt sich die Kommunikation zwischen Kunde und Unternehmen durch den verbesserten digitalen Einsatz des ERP-Systems deutlich intensivieren.
  • Durch die Umstellung der Rechnungen auf den elektronischen Versand sowie die Vorbereitung auf die XRechnung können Rechnungen an Endkunden schneller und kostengünstiger versendet werden. Zudem ist das Unternehmen ideal vorbereitet auf künftige Verwaltungsanforderungen seitens kommunaler Auftraggeber.

Unternehmensprofil:

Die Willi Roth GmbH mit Sitz in Marktredwitz in Oberfranken wird von Michaela, Willi und Tobias Roth geführt. Das mittelständische Unternehmen ist ein Landmaschinenhändler und ist in den Bereichen Landtechnik und Motorgeräte tätig. Sie kaufen oder verkaufen Gerätschaften für die Land- und Forstwirtschaft sowie für die Anlagenpflege. Zum Leistungsspektrum gehört auch die Durchführung von Wartungen und Reparaturen an diesen Geräten.

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