1. Die Vorbereitung
Diverse Störfaktoren können die erfolgreiche Umsetzung virtueller Zusammenkünfte erschweren. Angefangen bei technischen Problemstellungen, wie z. B. Einwahlschwierigkeiten bis hin zur mangelnden Aufmerksamkeit Einzelner. Um potenzielle Komplikationen im Vorfeld aufzufangen, ist eine angemessene Vorbereitung unerlässlich. So gilt es zu Beginn grundlegende Fragestellungen zu beantworten: Welche technischen Hilfsmittel stehen zur Verfügung? Sind diese uneingeschränkt zugänglich? Wurden die Einwahldaten korrekt und an alle Beteiligten versandt? Existieren Dokumente, die es im Zuge der Besprechung im Vorfeld zu verschicken gilt?
Gleichzeitig ist es ratsam, die Teilnehmer vorab über gewisse „Spielregeln“ in Kenntnis zu setzen. Bitten Sie die diese, sich rechtzeitig einzuwählen, um mögliche technische Schwierigkeiten im Voraus beheben zu können. Weisen Sie ebenfalls auf allgemeingültige Grundsätze hin, wie z. B. das Stummschalten der Teilnehmer, sofern keine relevanten Beiträge erfolgen. Abhängig von der Teilnehmeranzahl und des Teilnehmerkreises ist es sinnvoll, zu Beginn der Konferenz oder bei Wortmeldungen kurz seinen Vor-, wie Nachname deutlich und langsam mitzuteilen sowie Firmenzugehörigkeit und Position.
2. Die Durchführung
Während der Besprechung ist es empfehlenswert, einen gemeinsamen Fokus zu schaffen. Hierzu eignet sich eine klassische Moderationsmethode: Das Mitvisualisieren. Hierbei kann der Moderator für alle sichtbar (durch das Teilen des Bildschirms) die wichtigsten Punkte dokumentieren. Es entsteht eine Live-Dokumentation des Meetings, welche die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und somit die Effektivität des digitalen Treffens verbessert. Gemeinsamkeiten wie Unterschiede in den Beiträgen der Einzelnen werden nicht nur hör-, sondern auch sichtbar. Gleichzeitig wird eine Arbeitsversion des Protokolls erstellt, aus dem die wichtigsten Punkte des Meetings bereits hervorgehen.
Eines der größten Hindernisse: die eingeschränkte nonverbale Kommunikation in virtuellen Zusammenkünften. Während in Präsenzveranstaltungen mit Körpersprache, Mimik und Gestik gearbeitet werden kann, wird beim virtuellen Austausch lediglich ein Bruchteil der nonverbalen Informationen kommuniziert. Wer spricht als nächstes? Ist der angesprochene Punkt abgehakt? Bestehen Unklarheiten? Gibt es Unstimmigkeiten? Als Moderator gilt es, diese Einschränkung bestmöglich auszugleichen. Schaffen Sie eine aktivierende Atmosphäre, die die Teilnehmer zu Beiträgen anregt. Prozessfragen dienen hierbei der Strukturierung und Entschleunigung: „Was denken Sie über den Punkt? Wer möchte zu dem Thema noch etwas ergänzen? Welche Vereinbarung wollen wir hier festhalten?“ Insbesondere zurückhaltende Teilnehmer können so aktiviert und in die Diskussion miteingebunden werden.
Die Diskussion verläuft dennoch schleppend? Dann versuchen Sie sich an den Tipps und Tricks gemäß Harvard Business Review[1]:
Aufmerksamkeit in 60 Sekunden
Motivieren Sie Beteiligte, indem Sie das Problem in den ersten 60 Sekunden konkretisieren. Sie können auf schockierende oder provokative Statistiken, Anekdoten oder Analogien zurückgreifen, die die Problemstellung zuspitzen. Beispiel: Die Menschen verbrauchen pro Jahr die Menge an fossilen Energieträgern, die die Natur in einer Million Jahre gebildet hat.
Verantwortlichkeit schaffen
Im sozialen Umfeld übernimmt ein Jeder ein bestimmtes Rollenbild. Die Experten geben im Harvard Business Review folgendes Beispiel: „Besuchen Sie beispielsweise ein Kino, definieren Sie unterbewusst Ihre Rolle als passiver Beobachter – Sie sind da, um unterhalten zu werden“. So auch die Rollenbildung bei virtuellen Besprechungen. Wirken Sie der unausgesprochenen Rollenverteilung aktiv entgegen, indem Sie sinnvolle Verantwortungen schaffen und die Teilnehmer so aktivieren.
Fakten vs. Dynamik
Schnell können Daten, Zahlen und endlose Aufzählungen die Bereitschaft zur aufmerksamen und aktiven Teilnahme negativ beeinträchtigen. Das bedeutet, die zu übermittelnden Informationen sollten sich auf ein Minimum reduzieren. Präsentationen mit 20 Folien für 15 Minuten sind zu viel. Hier sollte auf ein bis drei Folien das Wesentlichste komprimiert dargestellt werden, mit der Intention, Teilnehmer einzubeziehen.
Die 5 Minuten Regel
Lassen Sie nie länger als fünf Minuten vergehen, ohne die Teilnehmer aktiv mit einzubeziehen. Bleibt die Erwartung einer sinnvollen Beteiligung aus, so ziehen Betroffene sich in eine passive Beobachterrolle zurück.
3. Die Nachbereitung
Im Nachgang können angefertigte Protokolle sowie Mitschnitte, oder Aufnahmen den relevanten Personenkreisen zur Verfügung gestellt werden. Stellen Sie sicher, dass die Materialien die wichtigsten Aspekte „smart“ zusammenfassen. So sollten Entschlüsse spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert formuliert werden. Anstelle „Herr Maier übernimmt die inhaltliche Ausgestaltung des Projektplans“ könnte das Ziel wie folgt definiert werden: „Herr Maier übernimmt bis zum 03. August 2020 die inhaltliche Ausgestaltung des Projektplans für die Einführung von RFID in der Produktion, die die Durchlaufzeit um 20 Prozent verringern soll“.
[1] Hale, J., & Grenny, J. (März 2020). How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings. Harvard Business Review.