Einsatz der Verfahrensdokumentation bei elektronischen Rechnungen

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Rechnungsprozesse. Damit der Umgang mit den elektronischen Rechnungen auch rechtssicher erfolgt, müssen die damit zusammenhängenden Prozesse in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Was muss in einer Verfahrensdokumentation stehen und wie sollte sie aufgebaut sein?

Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist gerade im Verwaltungsbereich mit Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen zu rechnen. Aus diesem Grunde setzen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen elektronischen Rechnungen bei sich ein.

Im Gegensatz zu papierhaften Belegen können digitale Belege nicht nur per Augenschein auf Echtheit und Unverfälschtheit geprüft werden, sondern auch mithilfe von IT-Lösungen. Damit die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit aus der Sicht der Finanzbehörden gewährleistet werden kann, hat der Gesetzgeber 2015 mit der Verwaltungsvorschrift GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einen rechtlichen Rahmen vorgegeben, der den Umgang mit elektronischen Belegen und Aufzeichnungen umfassend regelt. Die GoBD von 2015 wurden am 28.11.2019 durch eine Neufassung ersetzt. Darin wird unter anderem vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Umgang mit elektronischen Rechnungen in Form einer „Verfahrensdokumentation“ festhalten. Mit Hilfe dieser sollen Steuerprüfende in die Lage versetzt werden, die organischen und technischen Abläufe der Rechnungsverarbeitung sowie die der elektronischen Belegarchivierung innerhalb eines Unternehmens in angemessener Zeit zu verstehen. Insbesondere sollen darin die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen und IT-Systemen transparent dokumentiert werden. Im Rahmen einer steuerlichen Prüfung muss ein Unternehmen seine Verfahrensdokumentationen auf Verlangen aushändigen können.

Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?

Damit der Umgang mit digitalen Belegen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar ist, werden in einer Verfahrensdokumentation sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kontrollen dokumentiert, die bei der Durchführung der digitalen Buchführung anfallen. Die wesentlichen Bereiche sind folgende:

Rechnungserstellung bzw. Rechnungsausgang

Bezüglich der Erstellung von Rechnungen muss in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein, welche Stellen bzw. Organisationseinheiten Ausgangsrechnungen erstellen, welche IT-Systeme beteiligt sind, wie weiter mit den Ausgangsrechnungen bzw. den jeweiligen Dateien verfahren wird und auf welche Weise eine nachträgliche Veränderung verhindert wird – unabhängig davon, ob es sich um papierhafte oder elektronische Rechnungen handelt.

Rechnungseingang

Ebenso ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Die beteiligten Stellen bzw. Organisationseinheiten und IT-Systeme, die elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten, und die Abläufe sowie die Archivierung sind hier besonders herauszustellen. Handelt es sich um papierhafte Eingangsrechnungen, die mittels „ersetzendem Scannen“ bzw. „bildlicher Erfassung von Papierdokumenten“ zur Weiterverarbeitung digitalisiert werden, sind auch hier alle involvierten Stellen und Organisationseinheiten sowie Prozessschritte in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Des Weiteren müssen die Auflösungen und Dateiformate etc. näher beschrieben sein. Werden die papierhaften Eingangsrechnungen nicht digitalisiert, sondern im papierhaften Original weiterverarbeitet und archiviert, sind analog dazu Beteiligte und Verfahren zu dokumentieren. Im Kontext des Rechnungseingangs spielt das sogenannte innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine tragende Rolle. Es soll sicherstellen, dass die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung im Unternehmen auch tatsächlich eingehalten werden. Dazu zählen unter anderem Plausibilitätsprüfungen, anhand derer unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben in Eingangsrechnungen identifiziert werden. Wie dann mit derartigen Rechnungen im Unternehmen umgegangen wird, ist ebenfalls näher in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Bargeldkassen bzw. Kassensystemen

Neben den genannten Verfahren in der Rechnungsabwicklung muss auch der Umgang mit Bargeldkassen bzw. Kassensystemen, wie Registrierkassen oder Taxameter, innerhalb einer solchen Dokumentation erläutert sein. Dies betrifft insbesondere beteiligte Stellen, Methoden und Systeme zur Ermittlung der Kassenbestände.

Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente

Darüber hinaus ist die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Neben den jeweiligen Stellen bzw. Organisationseinheiten, Abläufen und IT-Systemen ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, wie sichergestellt wird, dass diese Daten und Dokumente nicht verändert werden können. Dabei sind hardware- und softwaretechnische sowie organisatorische Maßnahmen, wie auch die Methoden zur Datensicherung näher zu erläutern.

Wie sollte eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein?

Für die Verfahrensdokumentation ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Es bietet sich aber an, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen und insbesondere Prozessabläuft grafisch zu illustrieren. Bei besonders umfangreichen Dokumentationen und denen, die öfter aktualisiert werden, ist es sinnvoll, ein übersichtlich gestaltetes Hauptdokument mit Verweisen auf Teildokumente (inkl. deren aktueller bzw. relevanter Version) zu erstellen.

Das hat den großen Vorteil, dass bei Prozessänderungen nicht die komplette Dokumentation überarbeitet werden muss, sondern lediglich die entsprechende Teildokumentation. Es ist im Unternehmensalltag für die Prozessbeteiligten deutlich transparenter, besser handhabbar und weniger fehleranfällig, wenn sie sich nur auf ihren Teil der Verfahrensdokumentation in Form eines separaten Dokuments konzentrieren müssen und nicht am Gesamtdokument arbeiten. Somit lässt sich sowohl die Aktualität als auch die Versionierung der Teildokumente sowie der Gesamtdokumentation besser sichersicherstellen. Die Aufbewahrungsfrist der Dokumente richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsbelege, deren Umgang damit beschrieben wird.

Die Struktur könnte wie folgt aussehen:

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Einleitung